Bautagebuch in Handwerksbüro Live

Inhaltsübersicht

• Was ist das Bautagebuch und warum ist es so wichtig?

• Wann sollte ich das Bautagebuch nutzen? (Drei Kernszenarien)

• Bautagebuch vs. Arbeitsbericht: Die richtige Wahl treffen

• Phase 1: Vorbereitung im Browser (Das Büro)

  • Ein Bautagebuch korrekt anlegen

  • Die zentrale Bautagebuch-Übersicht

  • Alle Details im Griff: Status, Mitarbeiter und Zusatzinformationen

  • Soll-Mengen prüfen und Positionen für die Baustelle vorbereiten

• Phase 2: Durchführung mit der App (Die Baustelle)

  • Das Bautagebuch in der App finden und starten

  • Leistungen erfassen: Der Abgleich von Soll- vs. Ist-Mengen

  • Präzise dokumentieren: Aufmaß, Nachträge und Materialverbrauch

  • Effiziente Zeiterfassung für die gesamte Kolonne

  • Beweissicher: Fotos und die digitale Unterschrift

• Phase 3: Abrechnung (Zurück im Büro)

  • Was wird abgerechnet? Die entscheidende Rolle der Nachkalkulation

  • Kumulierte Rechnungen für Baufortschritte erstellen

  • Die Schlussrechnung: Alles automatisch zusammenführen

Was ist das Bautagebuch und warum ist es so wichtig?

Das Bautagebuch in Handwerksbüro Live ist Ihr digitales Gedächtnis für jedes Projekt. Es dient der lückenlosen Dokumentation des Baufortschritts und erfüllt damit eine zentrale Anforderung, die oft auch vertraglich (z.B. nach VOB/B) gefordert wird: die Dokumentationspflicht.

Es schützt Sie vor Missverständnissen und ungerechtfertigten Reklamationen, indem es eine transparente und nachvollziehbare Grundlage für die Abrechnung schafft.

Die entscheidenden Vorteile auf einen Blick:

• Rechtssicherheit: Sie kommen Ihrer Dokumentationspflicht nach und haben bei Unstimmigkeiten einen lückenlosen Nachweis.

• Transparenz für den Kunden: Der Kunde sieht genau, was wann geleistet wurde. Das schafft Vertrauen und vermeidet Diskussionen.

• Grundlage für die Abrechnung: Es ist die Basis für korrekte Teil- und Schlussrechnungen, insbesondere bei komplexen Projekten.

• Interne Kontrolle: Sie behalten den Überblick über den Projektfortschritt und die erbrachten Leistungen für eine präzise Nachkalkulation.

Wann sollte ich das Bautagebuch nutzen? (Drei Kernszenarien)

1. Großprojekte mit Dokumentationspflicht: Der klassische Fall. Bei Projekten für gewerbliche oder öffentliche Auftraggeber, die über Wochen oder Monate laufen und in Etappen (Meilensteinen) abgerechnet werden, ist das Bautagebuch unverzichtbar. Sie legen für jeden Bauabschnitt ein Bautagebuch an und erstellen daraus kumulierte Teilrechnungen.

2. Regiearbeiten nach Aufwand: Immer dann, wenn nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird, liefert das Bautagebuch den perfekten Nachweis. Ihr Team dokumentiert über das Aufmaß exakt die erbrachte Leistung (z. B. verlegte Quadratmeter, gezogene Meter Kabel), die dann 1:1 in Rechnung gestellt wird.

3. Strukturierte Abarbeitung von Privatprojekten: Auch bei einem Einfamilienhaus mit klarem Angebot hilft das Bautagebuch, den Überblick zu behalten und Missverständnisse zu vermeiden. Sie erstellen pro Tag oder Woche ein Bautagebuch, arbeiten die Soll-Werte schrittweise ab und zeigen Ihrem Kunden transparent den Fortschritt.

Tipp aus der Praxis: In welchem Rhythmus sollten Bautagebücher geführt werden? Wir empfehlen eine tägliche oder wöchentliche Nutzung. Längere Zeiträume können dazu führen, dass die Dokumente und die daraus resultierenden Teilrechnungen unübersichtlich werden.

Bautagebuch vs. Arbeitsbericht: Die richtige Wahl treffen

Oft stellt sich die Frage: Bautagebuch oder Arbeitsbericht? Die Antwort ist einfach.

Als Faustregel gilt:

• Bautagebuch: Nutzen Sie es, wenn der Leistungsumfang zu Beginn klar definiert ist (z. B. auf Basis eines Angebots). Es ist auftragsgebunden.

• Arbeitsbericht: Die richtige Wahl, wenn der Leistungsumfang offen oder unklar ist (z. B. bei Reparaturen, Störungssuche). Er kann auch ohne Auftrag direkt in der App erstellt werden.

Phase 1: Vorbereitung im Büro

Die saubere Vorbereitung im Büro ist die halbe Miete für einen reibungslosen Ablauf auf der Baustelle.

Ein Bautagebuch korrekt anlegen

Ein Bautagebuch kann in Handwerksbüro Live ausschließlich aus einem bestehenden Auftrag heraus erstellt werden.

1. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.

2. Klicken Sie oben rechts auf den gelben Aktionsknopf Bautagebuch. 

3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Positionen aus dem Auftrag auswählen, die in diesem Bauabschnitt bearbeitet werden sollen. Setzen Sie einfach die entsprechenden Haken.

Die zentrale Bautagebuch-Übersicht

Unter dem Menüpunkt „Bautagebuch“ im Hauptmenü links finden Sie eine Liste aller erstellten Bautagebücher Ihres Betriebs. Hier können Sie nach Status, Kunde oder Datum filtern und behalten so den perfekten Überblick über alle laufenden Projekte.

Alle Details im Griff: Status, Mitarbeiter und Zusatzinformationen

Im Bautagebuch selbst verwalten Sie alle wichtigen Rahmeninformationen:

• Basisinformationen: Kundendaten werden übernommen. Hier finden Sie auch die entscheidende Checkbox „Arbeitszeiten im PDF anzeigen“.

  Wichtiger Hinweis: Aktivieren Sie diese Option, bevor das Bautagebuch festgeschrieben wird. Nur dann erscheinen die erfassten Arbeitszeiten auch auf dem finalen PDF-Dokument. Eine nachträgliche Aktivierung ist nicht möglich.

• Status: Der Status  gibt Ihnen jederzeit Auskunft über den aktuellen Stand.

• Mitarbeiter einteilen: Weisen Sie das Bautagebuch den zuständigen Mitarbeitern zu. Diese sehen es dann als Aufgabe in ihrer App. Dies lässt sich auch ideal mit der Einsatzplanung verknüpfen.

• Zusatzinformationen: Halten Sie hier wichtige Details wie Temperatur, Witterung, ausgeführte Arbeiten oder festgestellte Mängel fest.

Soll-Mengen prüfen und Positionen für die Baustelle vorbereiten

Im Bereich "Positionen" sehen Sie alle Leistungen, die Sie für diesen Bauabschnitt geplant haben. Sie können jederzeit weitere Positionen aus dem ursprünglichen Auftrag hinzufügen (grüner Handschlag-Knopf).

Achtung: Fügen Sie über das Plus-Symbol eine komplett neue Position hinzu, die nicht im Auftrag war, wird diese automatisch und korrekt als Nachtrag angelegt.

Phase 2: Durchführung mit der App (Die Baustelle)

Jetzt wird es praktisch: Ihr Team auf der Baustelle übernimmt.

Das Bautagebuch in der App finden und starten

Ihre Mitarbeiter finden ihnen zugewiesene Bautagebücher ganz einfach unter dem Reiter „Aufgaben“.

Leistungen erfassen: Der Abgleich von Soll- vs. Ist-Mengen

In der App sind die geplanten Mengen (Soll) klar ersichtlich. Ihr Team trägt die tatsächlich erbrachte Menge (Ist) in das entsprechende Feld ein.

Präzise dokumentieren: Aufmaß, Nachträge und Materialverbrauch

• Aufmaß pro Position: Für eine detaillierte Erfassung (z. B. mit Formeln wie L x B x H) öffnet Ihr Mitarbeiter über das Winkellineal-Symbol die Aufmaßerfassung. Das erstellte Protokoll wird automatisch im finalen PDF des Bautagebuchs angezeigt.

• Nachträge: Stellt Ihr Mitarbeiter vor Ort fest, dass eine zusätzliche Leistung nötig ist, kann er diese über das Plus-Symbol direkt als Nachtrag erfassen.

• Materialverbrauch: Hier können allgemeine Verbrauchsartikel (z. B. Schrauben, Klebeband) schnell aus Ihrem Leistungskatalog ausgewählt werden. Diese Daten fließen direkt in die Nachkalkulation.

Effiziente Zeiterfassung für die gesamte Kolonne

Eine der größten Arbeitserleichterungen: Der Bauleiter oder Vorarbeiter kann die Arbeitszeiten für die gesamte anwesende Kolonne direkt im Bautagebuch erfassen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler, da nicht jeder Mitarbeiter einzeln stempeln muss.

Wichtig: Erfasste Zeiten müssen nicht zusätzlich in der allgemeinen Zeiterfassung gebucht werden. Um doppelte Einträge zu vermeiden, erfassen Sie die Arbeitszeit entweder im Bautagebuch ODER über die normale Stempeluhr-Funktion.

Fotos und die digitale Unterschrift

• Fotodokumentation: Mit einem Klick auf den Plus-Knopf öffnet sich ein Menü, über das Sie die Kamera aufrufen können. Fotos werden direkt aufgenommen und an das Bautagebuch angehängt.

• Digitale Unterschrift: Am Ende des Tages oder des Bauabschnitts lassen Sie den Kunden direkt auf dem Tablet oder Smartphone unterschreiben. Mit „Festschreiben und Unterschrift einfügen“ wird ein sauberes Unterschriftenfeld geöffnet. Das Dokument ist danach gesichert und die Unterschrift sofort im Büro sichtbar.

Phase 3: Abrechnung (Zurück im Büro)

Nach der sauberen Dokumentation ist die Abrechnung nur noch wenige Klicks entfernt.

Was wird abgerechnet? Die entscheidende Rolle der Nachkalkulation

Es ist wichtig zu verstehen, dass nicht alle erfassten Daten 1:1 auf der Rechnung erscheinen.

Zur Erklärung: Arbeitszeiten & Materialverbrauch

• Warum werden Arbeitszeiten nicht direkt in Rechnung gestellt? Die Lohnkosten sind bereits in den Preisen Ihrer Leistungspositionen kalkuliert. Die Zeiterfassung im Bautagebuch dient der Nachkalkulation. Sie sehen so, ob Ihre Kalkulation profitabel war. Um zusätzliche Regiestunden abzurechnen, müssen Sie eine eigene Position dafür anlegen (z. B. "Regiestunde Facharbeiter").

• Warum erscheint der allgemeine Materialverbrauch nicht auf der Rechnung? Dieser gehört zu den Gemeinkosten und ist bereits über einen Zuschlag in Ihre Positionspreise einkalkuliert. Die Erfassung dient ebenfalls der Nachkalkulation. Soll zusätzliches Material fakturiert werden, legen Sie dafür eine eigene Materialposition an.

Kumulierte Rechnungen für Baufortschritte erstellen

Dies ist die Standardmethode für die Abrechnung größerer Projekte.

1. Öffnen Sie das Bautagebuch, das Sie abrechnen möchten.

2. Klicken Sie auf den gelben Aktionsknopf „Rechnung erstellen“ und wählen Sie „Kumulierte Rechnung“.

3. Handwerksbüro Live erstellt einen Teilrechnungsentwurf, der automatisch die Leistungen aus diesem und allen vorherigen, noch nicht abgerechneten Bautagebüchern zusammenfasst.

Die Schlussrechnung: Alles automatisch zusammenführen

Am Ende des Projekts erstellen Sie aus dem letzten Bautagebuch ebenfalls eine kumulierte Rechnung und ändern im Entwurf den Rechnungstyp auf „Schlussrechnung“. Der große Vorteil: Handwerksbüro Live führt nun alles automatisch zusammen:

• Es werden die Gesamtmengen aller erbrachten Leistungen aus allen Bautagebüchern des Auftrags aufgeführt.

• Alle bereits gestellten Teilrechnungen und Abschlagszahlungen werden automatisch gefunden und als Abzugspositionen aufgelistet.

Gut zu wissen: Sie müssen nicht zwingend Teilrechnungen stellen. Es ist auch möglich, am Ende eines Projekts alle Bautagebücher direkt in einer einzigen Schlussrechnung kumuliert abzurechnen.