Dateiablage: Strukturen aufbauen, verschieben und teilen / Mitarbeiter-Einsicht

In Handwerksbüro Live steht Ihnen in verschiedenen Bereichen eine Dateiablage zur Verfügung, diese kann jeweils unterschiedlich befüllt und strukturiert werden (z.B. beim Kunden andere Ordner /Dateien als  im Projekt oder im Auftrag) .

Überlegen Sie sich vorab, wie Sie für Ihr Unternehmen die Dateiablage strukturieren wollen. Gibt es z.B. Unterlagen die die Mitarbeiter am Smartphone schnell einsehen sollen (Pläne, Skizzen), oder Infos die sogar der Bauherren einsehen soll (Fotos, Berichte). Vermutlich gibt es auch Vertragsunterlagen die nur von wenigen eingesehen werden sollen.

Einzelnen Mitarbeitern Zugriff auf einzelne Bereiche deaktivieren.

• Legen Sie z.B. Dateien die für das Baustellen-Team zugänglich sein soll direkt zum Auftrag.  Sensible Dokumente nur im Bereich Projekt (oder Kunde).  Dann können Sie den Baustellen-Team  das Recht bzw.  Teilrecht für "Mitarbeiter kann Projektdateien ansehen und neue hochladen."  entziehen.
  
  
• Dateiablage bei <Verträge> wählen. Diese erscheinen nicht auf der Smartphone App. Auch hier kann der Bereich zusätzlich über die <Berechtigungen> individuell bei Mitarbeitern deaktiviert werden, damit auch bei Zugriff über den Browser kein Einblick mehr besteht. 

Zugriffsrechte können Sie hier anpassen:  FAQ - Zugriffsrechte und Berechtigungen für Mitarbeiter

Nach Änderung bitte einmal in der Smartphone App die Einstellungen aktualisieren ( <Einstellungen neu laden >), damit die Änderungen auf dem Smartphone ankommen. 

Dateistrukturen aufbauen / Dateien verschieben

Über den + Button können Sie beliebige Ordner  anlegen. Die Bezeichnung können Sie einfach ändern. Sie können Dateien auf jeder Ebene direkt hinzufügen.

Den Unterschied zwischen Dateien und Ordnern erkennen Sie am Symbol ganz vorne in der Spalte Typ. Um einen Ordner zu öffnen klicken Sie auf dieses Symbol  

Dateien haben zusätzlich ein Lupensymbol. Hierüber können Sie bei Dateien direkt eine Vorschau aufrufen.

Dateien verschieben

Wollen Sie eine Datei in einen anderen Ordner schieben drücken Sie den <Verschieben> Button. Im Dialog können Sie durch die angelegte Ordnerstruktur navigieren. Zunächst sehen Sie nur die erste Ebene. Klicken Sie auf das geschlossenen Ordnersymbol, danach sehen Sie die Unterebenen.

Zum Verschieben einer Datei in einen Ordner klicken Sie das Icon am Ende des gewünschten Ordners. 

Dateien / Ordner für externe Beteiligte freigeben / teilen

Sie können Dateien mit Kunden oder Geschäftspartnern unkompliziert teilen, ohne große E-Mail-Anhänge versenden zu müssen.

Baupläne, Konstruktionszeichnungen und andere wichtige Dateien können so auch an Partner oder Subunternehmer verteilt werden.

Zum Erstellen des Freigabe-Links steht Ihnen der gelbe Knopf zur Verfügung:

Wenn Sie den Knopf bei einer Datei drücken, wird nur die Datei geteilt.

Wenn Sie den Knopf bei einem Ordner drücken, wird dieser Ordner + alle Unterordner geteilt.

Im aufgehenden Fenster können Sie den Link kopieren und ein Ablaufdatum festlegen:

Solange das Ablaufdatum nicht erreicht ist, haben alle Personen mit dem Link ein Lese-Recht für die ausgewählten Daten:

Um einen Zugriff zu verhindern, können Sie das Ablaufdatum einfach in die Vergangenheit setzen.

Kann ich die geteilte Datei weiter bearbeiten oder ersetzen, ohne den Link zu ändern?

Änderungen an den Inhalten wie neue Dateien oder zusätzliche Ordner werden automatisch in der Freigabe reflektiert. Ein neuer Link ist nicht notwendig.

Jeder, der im Besitz des Freigabe-Links ist, kann auf die Datei zugreifen, solange diese freigegeben und der Link gültig ist.
Achten Sie darauf, den Link nur vertrauenswürdigen Personen zur Verfügung zu stellen.