DATEV in Handwerksbüro Live

DATEV Datenübertragung im Programm

Im Programm haben Sie die Möglichkeit, Ihre Eingangsrechnungen zu verwalten und Ihre Ausgangsrechnungen zu schreiben. Die DATEV Schnittstelle erlaubt es Ihnen, diese via Belegtransfer zu DUO oder als Buchungsstapel CSV zu exportieren. Außerdem stehen Ihnen verschiedene Optionen wie zum Beispiel die Vorkontierung zur Verfügung. 
Welche Option die Richtige für Sie ist, hängt auch von Ihrem Steuerbüro und der Software, die Ihr Steuerberater nutzt, ab.

a) Belegtransfer

Der Belegtransfer ist die pragmatischste Methode, Daten mit dem Steuerbüro auszutauschen. Dabei wählen Sie für einen bestimmten Zeitraum die Ein- Ausgangsrechnungen, die Sie Ihrem Steuerbüro zur Verfügung stellen möchten.
Um einen Belegtransfer durchzuführen, klicken Sie im Hauptmenü auf der linken Seite vom Programm auf den Pfeil bei “Rechnungen” und wählen “Datev Export”.
Hier angekommen wählen Sie den Zeitraum von bis und den Modus (Nur Eingangsrechnungsen, nur Ausgangsrechnungen, beides). Der Download steht Ihnen nun zur Verfügung und gibt Ihnen eine ZIP-Datei, die alle gewünschten Belege als PDF und als XML Datei enthält.

Wichtig: DATEV benötigt die ungeöffnete zip Datei, deshalb diese nicht entpacken oder öffnen!

b) Buchungsstapel

Die Datenübertragung als Buchungsstapel werden Sie vor allem brauchen, insofern Ihr Steuerbüro mit einer Drittherstellersoftware anstelle von DATEV arbeitet. Anders als beim Belegtransfer, erhalten Sie hier eine CSV-Liste mit den Buchungssätzen.

Wichtig:
Der wichtigste Unterschied zum Belegtransfer ist, dass Sie Ihre Rechnungen vorkontieren müssen, denn anders als beim Belegtransfer sind diese Informationen beim Buchungsstapel nicht automatisch enthalten.

Bevor Sie einen Buchungsstapel erstellen, gehen Sie im Programm zu “Einstellungen → Unternehmen → DATEV”. Hier können Sie präzisieren, welche Informationen in Ihrem Buchungsstapel enthalten sein sollen. Von unserer Seite sind Ihnen hier kaum Grenzen gesetzt. Sie können von der Mandantennummer, über die Umsatzsteueridentifikationsnummer, der Vorsteuer und den Zahlungsinformationen alles inkludieren, was Sie möchten. Sprechen Sie sich am besten mit Ihrem Steuerbüro ab, was notwendig ist und was nicht. Haben Sie alle Voreinstellungen vorgenommen, öffnen Sie im Hauptmenü mittels dem kleinen Pfeil beim Menüpunkt “Rechnungen” das Drop-Down Menü und wählen “Datev Export”. Wählen Sie nun den Export-Zeitraum und laden Sie die Buchungsstapel Datei herunter.

c) Debitoren und Kreditoren exportieren

Neben dem Belegtransfer und dem Buchungsstapel haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Debitoren und Kreditoren als CSV-Datei zu exportieren. Wählen Sie unter “Datev-Export” jeweils den Zeitraum für Debitoren sowie Kreditoren aus und laden Sie die Dateien im Anschluss herunter.

Vorkontieren

Die Vorkontierung ist für die Datenübertragung als Buchungsstapel notwendig, kann aber auch darüber hinaus vorgenommen werden. Kontieren Sie alle Ihre Rechnungen vor, erleichtert das Ihrem Steuerbüro in jedem Fall die Arbeit.
Wählen Sie dazu Einstellungen → Konten. Hier legen Sie Ihre verschiedenen Konten an und wählen zudem, ob es sich um Kreditoren oder Debitoren Konto handelt.
Ausgangsrechnungen können Sie entweder bereits im Rechnungsentwurf oder nachträglich, nachdem Sie die Rechnung festgeschrieben haben, vorkontieren.
Um Eingangsrechnungen vorzukontieren, wählen Sie unter Rechnungen → Eingangsrechnungen die Rechnung, die Sie vorkontieren möchten.