E-Rechnung: elektronisch lesbare Ausgangsrechnung erstellen (X-Rechnung)

E-Rechnung im Format XRechnung erstellen

Mit Handwerksbüro Live können Sie Ausgangsrechnungen als E-Rechnung in zwei Formaten erstellen:

• XRechnung – eine strukturierte XML-Datei, die insbesondere für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verwendet wird. Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung finden Sie in dieser FAQ.

• ZUGFeRD – eine PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. Dieses Format eignet sich beispielsweise für den elektronischen Rechnungsversand an Unternehmen. Die erforderlichen Schritte sind in unserer FAQ „E-Rechnung im Format ZUGFeRD erstellen“ (verlinken auf FAQ: https://faq.weka.de/wbs/handwerksbuero-live/e-rechnung-im-format-zugferd-erstellen/ ) ausführlich beschrieben.

XRechnung

Voraussetzungen

Bevor Sie eine XRechnung erstellen, müssen einige Grundeinstellungen einmalig vorgenommen werden.

1. Unternehmensdaten vollständig hinterlegen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten unter Einstellungen → Unternehmen vollständig hinterlegt sind.
Insbesondere sollten folgende Angaben vorhanden sein:

• Firmenname
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• E-Mail-Adresse
• Bankverbindung einschließlich IBAN und BIC

2. Erweiterte E-Rechnungseinstellungen aktivieren

Aktivieren Sie anschließend unter Einstellungen → Unternehmen → Rechnungen die Option „Erweiterte E-Rechnungseinstellungen“.

3. Kundendaten des Rechnungsempfängers

Damit eine XRechnung erstellt werden kann, müssen die Kundendaten des Rechnungsempfängers vollständig hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere Firmenname, vollständige Anschrift und eine gültige E-Mail-Adresse.

XRechnung erstellen

Erstellen Sie die Rechnung zunächst wie gewohnt.

Anschließend müssen Sie die Rechnung festschreiben. Klicken Sie dazu oben rechts in der Symbolleiste auf das Symbol mit dem roten Stempel.

Scrollen Sie nach dem Festschreiben der Rechnung im Rechnungsbereich nach unten. Dort finden Sie den Abschnitt „E-Rechnung Einstellungen“.

Leitweg-ID /Käuferreferenz

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers erforderlich. Tragen Sie diese im entsprechenden Feld ein.

Nach Eingabe der erforderlichen Identifikationsnummer wird im unteren rechten Bereich der Button „XRechnung herunterladen“ eingeblendet.

Wichtig: Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die vom Auftraggeber vorgegebene Leitweg-ID erforderlich. Diese erhalten Sie üblicherweise direkt von Ihrem Auftraggeber oder finden sie in den Ausschreibungs- bzw. Auftragsunterlagen.

Bei Rechnungen an andere Rechnungsempfänger, für die keine Leitweg-ID vorgegeben ist, müssen Sie mit dem Rechnungsempfänger eine geeignete Käuferreferenz für die XRechnung vereinbaren. Hierfür kann beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verwendet werden. Alternativ ist auch eine andere, zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vereinbarte eindeutige Identifikationsnummer möglich. Entscheidend ist, dass die verwendete Identifikationsnummer mit dem Rechnungsempfänger abgestimmt ist und eine eindeutige Zuordnung der Rechnung ermöglicht. Tragen Sie diese dann in das Feld Leitweg-ID /Käuferreferenz ein.

Die weiteren Felder im Bereich „E-Rechnung Einstellungen“ sind je nach Rechnung und Auftraggeber optional. Einige Auftraggeber können jedoch bestimmte Kenndaten wie z.B. Bestellnummer, Buchungsreferenz usw. für die elektronische Rechnungsstellung voraussetzen. Tragen Sie diese Angaben entsprechend den Vorgaben Ihres Auftraggebers ein.

Zusätzliche Belege anhängen

Über das Feld „Zusätzliche Belege (BG-24)“ können Sie weitere Dokumente und Nachweise als Anlagen in die XRechnung integrieren. Die ausgewählten Dateien werden dabei automatisch in die erzeugte XRechnung eingebettet.

XRechnung herunterladen

Wenn alle erforderlichen Angaben vollständig sind, klicken Sie auf „XRechnung herunterladen“.

Anschließend öffnet sich ein Windows-Explorer-Fenster. Wählen Sie dort den Speicherort für die XRechnung aus und klicken Sie auf „Speichern“.

Die XRechnung wird als XML-Datei gespeichert. Der Dateiname wird automatisch aus der Rechnungsnummer gebildet, beispielsweise: XRechnung12345.XML

Den vorgeschlagenen Dateinamen können Sie bei Bedarf vor dem Speichern ändern.

XRechnung übermitteln

Nach dem Speichern können Sie die XRechnung an Ihren Rechnungsempfänger übermitteln.

Je nach Vereinbarung bzw. Vorgabe des Auftraggebers kann die Übermittlung beispielsweise erfolgen: per E-Mail oder über eine vom Auftraggeber vorgegebene Rechnungseingangsplattform.

Beachten Sie hierbei die jeweiligen Vorgaben Ihres Rechnungsempfängers.

Angaben nachträglich ergänzen

Fehlen nach der Erstellung der XRechnung noch E-Rechnungsangaben oder sollen zusätzliche Belege hinzugefügt werden, können Sie die erforderlichen Informationen direkt in den entsprechenden Eingabefeldern der Rechnung ergänzen.

Laden Sie die XRechnung anschließend erneut herunter. Dabei wird eine neue XML-Datei mit den aktualisierten E-Rechnungsangaben erstellt. Die zuvor erstellte XML-Datei wird nicht automatisch geändert.

Verwenden Sie für die Übermittlung an den Rechnungsempfänger immer die zuletzt erstellte und geprüfte XRechnung.

XRechnung wird vom Auftraggeber nicht akzeptiert

Sie haben von Ihrem Auftraggeber die Rückmeldung erhalten, dass die mit Handwerksbüro Live erstellte XRechnung nicht verarbeitet werden kann oder eine Fehlermeldung enthält? Gehen Sie in diesem Fall bitte wie folgt vor:

1. XRechnung zunächst validieren

Prüfen Sie die erstellte XRechnung zunächst mit einem geeigneten XRechnung-Validator.

Die technischen Spezifikationen der XRechnung werden von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bereitgestellt.

Zur Überprüfung stehen verschiedene externe Validatoren und Prüfwerkzeuge zur Verfügung.

Beispielsweise:

Portinvoice – Safe Harbour
https://www.portinvoice.com

Hinweis: Für externe XRechnungs-Viewer, Validatoren und andere Drittanbieter-Tools übernimmt WEKA keine Gewährleistung. Bitte beachten Sie außerdem die jeweiligen Datenschutz- und Nutzungsbedingungen der Anbieter.

2. XRechnung ist fehlerfrei, wird aber trotzdem abgelehnt

Wenn die Validierung keine Fehler meldet, entspricht die XRechnung grundsätzlich den geprüften formalen Anforderungen.
Wird die Rechnung vom Auftraggeber trotzdem nicht verarbeitet, kann die Ursache beispielsweise bei der verwendeten Rechnungseingangsplattform, deren unterstützter XRechnung-Version oder bei den individuellen Anforderungen des Auftraggebers liegen.

Prüfen Sie in diesem Fall zunächst, ob Ihr Auftraggeber bestimmte zusätzliche Angaben, eine bestimmte Übertragungsmethode oder besondere Anforderungen an die XRechnung vorgibt.

3. Validierung meldet Fehler

Wenn der Validator Fehler in der XRechnung meldet, benötigen wir zur Prüfung folgende Informationen:

• die von Handwerksbüro Live erstellte XRechnung (XML-Datei)
• das Fehlerprotokoll bzw. Ergebnis der Validierung

Senden Sie uns beide Informationen zu. Wir können dann prüfen, ob die gemeldeten Fehler durch fehlende oder fehlerhafte Angaben in der Rechnung verursacht werden.