Eingangsrechnungen vom Lieferant / ZUGFeRD ( inkl. Lieferscheine, Vorkontierung, Kostenverteilung) in Handwerksbüro Live

Eingangsrechnungen von Lieferanten 

Bevor Sie Eingangsrechnungen erfassen,  hinterlegen Sie im Menü Einstellungen → Unternehmen Ihre Firmendaten. Das ist wichtig, um später einen ordnungsgemäßen DATEV-Export oder andere Buchhaltungsprozesse nutzen zu können.

Lieferanten Zuordnung

Eingangsrechnungen müssen einem Lieferant zugeordnet werden.   Lieferanten können Sie im Bereich <Lieferanten> anlegen und finden dort auch die jeweilige Lieferungs-Historie. 

So können Sie Eingangsrechnungen einpflegen

• ZUGFeRD-Eingangsrechnung: Besonders schnell, da alle Rechnungsangaben automatisch ausgelesen und übertragen werden. Dieser Lieferant muss nicht zwingend angelegt sein. Ist dieser nicht vorhanden, wird er neu angelegt.  Es muss aber zwingend mindestens EIN Dummy-Lieferant angelegt sein, um eine Eingangsrechnung einzuspielen.

• Manuell neu anlegen:  Hier muss der Lieferant vorab im System unter Lieferanten  angelegt sein

Den Bereich Eingangsrechnungen finden Sie im Menüpunkt “Rechnung” wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken und anschließend “Eingangsrechnung” auswählen.

Über den Button + können Sie eine neue Rechnung einpflegen

In der Übersicht erscheinen die letzten 100 Eingangsrechnungen. Jede Spalte in dieser Liste (z. B. Rechnungsdatum, Lieferant, Bruttobetrag) lässt sich per Klick neu sortieren. Ganz rechts oben werden außerdem der gesamte Netto- und Bruttobetrag der angezeigten Rechnungen summiert.  Mit dem grünen Knopf Listensymbol kann man die gesamte Auflistung als CSV-Datei exportieren.

Rechnungsdaten einpflegen / ZUGFeRD-Rechnung importieren

Um eine ZUGFeRD-Rechnung oder sonstige pdf-Datei zu importieren, muss zwingend ein Lieferant angelegt sein. Nur dann erscheint der Button zum Import einer Rechnung.

Pflichtfelder: Für den DATEV-Transfer sind Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer essenziell. 

Automatische Felder: Sobald ein Lieferant ausgewählt wird, erscheinen weitere Optionen wie Umsatzsteuersatz oder Kostenverteilung an.  Außerdem wird eine eindeutige Eingangsrechnungsnummer zugewiesen.

Bei Rechnungsdatei kann auch eine normale PDF-Datei hinterlegt werden!

Besonderheiten ZUGFeRD-Rechnung

Bei einer ZUGFeRD-Eingangsrechnung liefert das PDF eine eingebettete XML-Datei, die alle Rechnungsinformationen enthält.  Über den  Upload-Button können Sie die entsprechende PDF auf Ihrem PC suchen und auswählen.  

Achtung: sind in der Datei abweichende Absender/Lieferant-Daten enthalten (Firmenname, Umsatzsteuer-ID)  als der von Ihnen gewählte Lieferant (z.B. wegen Umfirmierung), wird automatisch der Lieferant geändert (um Fehler vorzubeugen) und dieser als  ein neuer Lieferant  angelegt.  Die Lieferantendaten müssen mit den von Ihnen angelegten Lieferanten übereinstimmen!

Alternative: Sie können auch nach der automatischen Änderung durch den Import  trotzdem die Rechnung einem "anderen" Lieferant zuordnen. Klicken Sie dazu auf das Stift Symbol neben der Adresse ändern/neu zuordnen.

Wichtig:

• Äußerlich unterscheidet sich ein ZUGFeRD-PDF nicht von einer normalen PDF-Rechnung. Ob eine XML-Datei integriert ist, erkennt eine Software wie Acrobat Reader über „Anhänge anzeigen“.

Dateien & erhaltene Lieferscheine hinzufügen / hochladen

Zum vollständigen Erfassen einer Eingangsrechnung gehören oft zusätzliche Dokumente wie ein Lieferschein des Material-Händlers oder die Originalrechnung:

• Im Formular zur Eingangsrechnung siehst du Felder für die Rechnungsdatei und Lieferscheindatei (beide als PDF).

• Klicke auf das Upload-Symbol neben dem jeweiligen Eingabefeld, wähle die Datei aus und warte, bis der Upload abgeschlossen ist.

• Anschließend erscheint eine kleine Vorschau der Rechnung. Der Lieferschein kann jederzeit heruntergeladen werden.

Für einen späteren DATEV-Export ist es erforderlich, dass die Original-PDF-Rechnung anhängt ist.

Vorkontierung von Eingangsrechnungen

Im Feld „Konto“ der Eingangsrechnung wählst du aus, auf welches deiner hinterlegten Konten die Ausgabe verbucht werden soll.

• Gehe zu Einstellungen → Konten, um deine bestehenden Konten zu verwalten oder neue hinzuzufügen.

• Konten, die für Eingangsrechnungen genutzt werden, müssen als Kreditorenkonten markiert sein.

Kostenverteilung auf Projekte & Aufträge

In vielen Fällen möchtest du die Kosten einer Eingangsrechnung bestimmten Projekten oder Aufträgen zuordnen, damit sie in die Nachkalkulation einfließen. Dafür gibt es in der Eingangsrechnung den Abschnitt “Kostenverteilung”:

1. Klicke auf das Plus-Symbol im Bereich „Kostenverteilung“, um einen neuen Eintrag anzulegen.

2. Wähle den entsprechenden Kunden aus – dir werden nur zugehörige Projekte und Aufträge angezeigt.

3. Definiere den Kostentyp (Material, Fremdleistung, Gerät, Sonstiges), damit die Ausgaben später in der Nachkalkulation korrekt angezeigt werden.

4. Gib den Nettobetrag ein, den du für dieses Projekt ansetzen möchtest.

5. Wiederhole diesen Vorgang für weitere Teilbeträge oder unterschiedliche Projekte.