Einsatzplanung und Ressourcenplanung in Handwerksbüro Live

Eine gelungene Termin- und Kapazitätsplanung ist das A und O für den reibungslosen Ablauf zwischen Büro und Außendienst. Handwerksbüro Live unterstützt Sie dabei mit zwei unterschiedlichen Ansichten:

1. Kalenderansicht

In der Kalenderansicht erhalten Sie eine schnelle Übersicht über sämtliche Termine und Einsätze Ihrer Mitarbeiter. Sie können die Ansicht zwischen Tagen, Wochen oder Monaten wechseln und so genau den Zeitraum im Blick behalten, der für Ihre Planung relevant ist.

2. Ressourcenansicht

Die Ressourcenansicht stellt Informationen ähnlich dar, eignet sich jedoch hervorragend für eine langfristige Kapazitätsplanung. Auch hier lässt sich zwischen einer Tages-, Wochen- oder Monatsdarstellung wechseln.

Beide Ansichten bündeln nicht nur klassische Termine, sondern auch zeitlich gebundene Aufträge, Arbeitsberichte und Projektaufgaben. Auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit, die über die Zeiterfassung eingetragen wurden, sind hier ersichtlich. Ein Klick auf einen Termin öffnet die Detailansicht, in der Sie unter anderem Änderungen vornehmen, oder eine Verschiebung des Einsatzes vornehmen können.

Neue Termine lassen sich unkompliziert über das Plus-Symbol oben rechts hinzufügen. Sie können sie wahlweise sofort Mitarbeitenden zuordnen oder zunächst in der Spalte „keine Zuweisung“ parken. Möchten Sie den Termin später zuteilen, fügen Sie einfach den entsprechenden Personen ihre Namen hinzu, woraufhin sie eine Benachrichtigung erhalten.

Mitarbeiter-Rückantwort

In der Handwerksbüro Live App haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, Einsätze zu bestätigen, vorläufig zu bestätigen oder abzulehnen. An der Hintergrundfarbe des Einsatzes erkennen Sie das jeweilige Feedback:

Türkis: Keine Rückantwort

Grün: Angenommen

Orange: Unter Vorbehalt

Rot: Abgelehnt

Terminstatus

Neben dem Feedback durch Ihr Team ist auch der Terminstatus von Bedeutung. Sowohl im Browser als auch in der App lässt sich der Status bei Bedarf schnell anpassen. Ein farbiger Punkt oben links im Termin zeigt Ihnen den aktuellen Stand:

Rot: geplant

Dunkelgrün: bestätigt

Orange: in Arbeit

Hellgrün: erledigt

3. Ressourcen und Ressourcentypen anlegen

Die Funktion Ressourcen kann dazu genutzt werden, gesamte Einheiten wie z.B. Gerüste oder Subunternehmer einzuplanen.

Hierfür müssen Sie unter "Einsatzplanung" -> "Ressourcentyp" zunächst den anzulegenden Typ auswählen. Dies kann beispielsweise Gerät, Gerüst oder Subunternehmer sein.

Über Einsatzplanung -> Ressourcen kann nun über das Plus-Symbol eine neue Ressource angelegt werden. Hier kann der zuvor erstellte Typ sowie beispielsweise einen Wartungstermin oder eine weitergehende Beschreibung eingesetzt werden.

In der Einsatzplanung können Sie nun diese Ressource einem Termin zuweisen.

Die Ressource wird nun wie jeder andere Mitarbeiter in deiner Einsatzplanung dargestellt.