Nummernkreise / Rechnungsnummern in Handwerksbüro Live

In Handwerksbüro Live wird für die Nummernkreise ein einfacher Industriestandard verwendet. Dieser ist wie folgt aufgebaut:

Buchstabe für Dokument-Typ  - aktuelles Jahr - fortlaufende Nummer

Angebote: A-2026-01
Rechnungen: R-2026-01
Kunden: K-2026-01

• Das Jahr wird automatisch im neuen Jahr hochgezählt und als Präfix verwendet (dann 2027-XX).  
• Die Endziffer läuft kontinuierlich weiter und setzt sich nicht automatisch jedes Jahr zurück.

Das entspricht dem gängigen Industriestandard und erleichtert eine revisionssichere, lückenlose Dokumentation über mehrere Jahre hinweg.

Umstieg von einer anderen Software/einem anderen Nummernkreis:

Die Umstellung auf eine komplett neue Nummernlogik oder Rechnungsbezeichnung als bisher kann bei Softwarewechsel auch unterjährig erfolgen.

Dies ist gesetzlich erlaubt, Sie müssen es nur dokumentieren, damit sie dies im Falle einer Betriebsprüfung argumentieren können (Tag, an dem der Wechsel durchgeführt wurde, letzte alte Nummer/letzte neue Nummer, Datum, Unterschrift). Außerdem müssen Sie sicherstellen dass keine exakte Nummern doppelt vergeben wurden. 

Die Nummernlogik in HWB Live startet  für Rechnungen mi der Nummer : R-2026-01. D.h. Sie können auch unterjährig wieder mit der  -01 beginnen (R-2026-01), solange diese Nummer nicht komplett identisch mit einer bereits vergebenen ist. Gerne ändern wir aber auch Ihre Endziffern auf die nächste folgende ( z.B. R-2026-16). 

Dokumentation der Umstellung

Die Dokumentation könnte dann so aussehen.  Besprechen Sie dies aber am besten nochmal mit Ihrem Steuerberater. 

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Umstellung des Rechnungs-Nummernkreis aufgrund Softwarewechsel

Firmenname/ Bearbeiter / Steuernummer

Grund der Änderungen: Umstellung auf neue Softwarelösung / Cloud-Software

Datum: Umstellung zum 01.06.2026

Letzte vergebene Nummer im alten System: 26/0015 (Rechnung vom XX.05.2026)

Erste vergebene Nummer aus dem neuen System: R-2026-01 (Rechnung vom XX.06.2026)

Datum, Unterschrift

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Rechtliche Grundlage  finden Sie im A14.5 Abs. 10 Satz 4 UStAE: UStH 2018-2019 - § 14 - Ausstellung von Rechnungen

"Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend."

Wollen Sie trotzdem eine individuelle Anpassung der Endziffern / der Nummernkreise?

Achtung: Eine vollständige Anpassung des Nummernkreises außerhalb der letzten zwei Ziffern ist nicht kostenfrei möglich! 

• Änderung der Endziffern (z.B. statt R-2026-01 ändern in R-2026-16) ist einmalig zum Software-Einstieg kostenlos 
• Anpassung der gesamten Nummernsystematik (z.B.  statt R-2026-01  ändern in "Rechnung 26/0001") Hierfür ist zwingend ein Einrichtungspaket erforderlich

Hierfür können Sie in unserem Support-Formular das Thema "Rechnungsnummernkreis anpassen" auswählen:

WEKA Handwerksbüro Live Support