Nummernkreise / Rechnungsnummern in Handwerksbüro Live

In Handwerksbüro Live wird für die Nummernkreise ein einfacher Industriestandard verwendet. Dieser ist wie folgt aufgebaut:

Buchstabe für Dokument-Typ  - aktuelles Jahr - fortlaufende Nummer

Angebote: A-2026-01
Rechnungen: R-2026-01
Kunden: K-2026-01

• Das Jahr wird automatisch im neuen Jahr hochgezählt und als Präfix verwendet (dann 2027-XX).  
• Die Endziffer läuft kontinuierlich weiter und setzt sich nicht automatisch jedes Jahr zurück.

Das entspricht dem gängigen Industriestandard und erleichtert eine revisionssichere, lückenlose Dokumentation über mehrere Jahre hinweg.

Warum kann ich meine Nummernkreise in Handwerksbüro Live nicht selbst ändern?

Rechnungsnummern sollen sicherstellen, dass jede Rechnung eindeutig und nur einmal vergeben wird. Wäre der Nummernkreis frei veränderbar, könnten damit theoretisch Rechnungen nachträglich verschleiert oder Lücken kaschiert werden. Das Stichwort ist hier "Manipulationssicherheit".

Im ungünstigsten Fall drohen Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn, die Beweislast liegt dann bei Ihnen.

Umstieg von einer anderen Software/einem anderen Nummernkreis:

Die Umstellung auf eine komplett neue Nummernlogik oder Rechnungsbezeichnung als bisher kann bei Softwarewechsel auch unterjährig erfolgen.

Dies ist gesetzlich erlaubt, Sie müssen es nur dokumentieren, damit sie dies im Falle einer Betriebsprüfung argumentieren können (Tag, an dem der Wechsel durchgeführt wurde, letzte alte Nummer/letzte neue Nummer, Datum, Unterschrift). Außerdem müssen Sie sicherstellen dass keine exakte Nummer doppelt vergeben wurde. 

Die Nummernlogik in HWB Live startet für Rechnungen mit der Nummer : R-2026-01. D.h. Sie können auch unterjährig wieder mit der  -01 beginnen (R-2026-01), solange diese Nummer nicht komplett identisch mit einer bereits vergebenen ist. Gerne ändern wir aber auch Ihre Endziffern auf die nächste folgende ( z.B. R-2026-16). 

Hier ist der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) einschlägig. Diesen finden Sie auf der Webseite des Bundesministerium für Finanzen:
Bundesfinanzministerium - Umsatzsteuer-Anwendungserlass

Unter dem Punkt "14.5 Pflichtangaben in der Rechnung" in den Absätzen 10 bis 14 finden Sie weitere Informationen hierzu.

Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)
(10) 1Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom
Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. 2Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder
mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. 3Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist
möglich. 4Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. 5Es ist auch zulässig,
im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter
Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
(11) 1Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und
welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben
wird. 2Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig,
z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich
Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. 3Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend
lückenlos sein. 4Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen
Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet
werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.

Dokumentation der Umstellung

Die Dokumentation könnte dann so aussehen. Besprechen Sie dies aber am besten nochmal mit Ihrem Steuerberater. 

_______________________________________________________________________

Umstellung des Rechnungs-Nummernkreis aufgrund Softwarewechsel

Firmenname/ Bearbeiter / Steuernummer

Grund der Änderungen: Umstellung auf neue Softwarelösung / Cloud-Software

Datum: Umstellung zum 01.06.2026

Letzte vergebene Nummer im alten System: 26/0015 (Rechnung vom XX.05.2026)

Erste vergebene Nummer aus dem neuen System: R-2026-01 (Rechnung vom XX.06.2026)

Datum, Unterschrift

_______________________________________________________________________

Wollen Sie trotzdem eine individuelle Anpassung der Endziffern / der Nummernkreise?

Achtung: Eine vollständige Anpassung des Nummernkreises ist nicht kostenfrei möglich! 

• Änderung der Endziffern (z.B. statt R-2026-01 ändern in R-2026-16) 
• Anpassung der gesamten Nummernsystematik (z.B.  statt R-2026-01  ändern in "Rechnung 26/0001")

Hinweis: Für die ordnungsgemäße Übergabe in die Buchhaltung sind Sie als Unternehmer selbst verantwortlich!

Die Änderung Ihres Nummernkreises können Sie über den folgenden Link beauftragen:

Handwerksbüro Live – Individuelle Leistung Datenanlage und Importe | WEKA Intelligence