Lexoffice Schnittstelle

Wofür ist die Lexware-Office-Schnittstelle?

Wenn Sie Ihre Buchhaltung mit Lexware Office (früher Lexoffice) erledigen, tauscht Handwerksbüro Live Daten mit dieser Software aus. Angebote, Aufträge und Rechnungen schreiben Sie weiterhin in Handwerksbüro Live, die Buchhaltung läuft in Lexware Office. Übertragen werden Kunden mit Kundennummern, Ausgangsrechnungen, der Zahlungsstatus Ihrer Rechnungen und Eingangsrechnungen.

Was wird wann übertragen?

• Bei der Aktivierung importiert Handwerksbüro Live alle Kunden, die bereits in Lexware Office angelegt sind, inklusive Kundennummern.
• Sobald Sie in Handwerksbüro Live eine Rechnung festschreiben, erscheint sie in Lexware Office unter „Belege“ als Einnahme.
• Neue Kunden, die Sie in Handwerksbüro Live anlegen, werden nach Lexware Office übertragen, sobald für diesen Kunden die erste Rechnung festgeschrieben wird.
• Zahlungen, die Sie in Lexware Office erfassen, holen Sie per Klick nach Handwerksbüro Live. Die Rechnung steht dann dort auf „bezahlt“.
• Eingangsrechnungen, die Sie in Lexware Office erfasst haben, können Sie nach Handwerksbüro Live importieren.

Aktivierung der Schnittstelle

Ihr Kundenstamm in Handwerksbüro Live sollte vor der Aktivierung möglichst leer sein, sonst entstehen doppelte Kunden. Lässt sich das nicht vermeiden, ordnen Sie die vorhandenen Dokumente dem richtigen Kunden zu und löschen danach den doppelten Eintrag. Löschen Sie keinen Kunden, bevor seine Dokumente umgehängt sind.

• Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie „Lexoffice“.
• Stimmen Sie im folgenden Fenster den Berechtigungen zu.
• Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Lexware Office an.

Danach werden Ihre Kunden aus Lexware Office automatisch importiert. Sie erhalten auch eine Bestätigungsemail von Lexware.

Rechnungen nach Lexware Office übertragen

Schreiben Sie die Rechnung in Handwerksbüro Live wie gewohnt und schreiben Sie sie fest.

Mit dem Festschreiben wird die Rechnung automatisch an Lexware Office übertragen. Sie müssen dafür nichts weiter anklicken. In Lexware Office finden Sie die Rechnung unter „Belege“ als Einnahme mit derselben Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit und Betrag.

Unter „Hinzugefügt über“ steht „Handwerksbüro Live“, das PDF der Rechnung hängt am Beleg.

War der Kunde in Lexware Office noch nicht angelegt, wird er beim ersten Festschreiben mit übertragen und erscheint unter „Kontakte“ mit seiner Kundennummer.

Ab jetzt läuft die Buchhaltung in Lexware Office weiter: Zahlungseingang erfassen, Bankabgleich, Übergabe an den Steuerberater. Den Zahlungsstatus holen Sie anschließend zurück nach Handwerksbüro Live.

Zahlungsstatus aus Lexware Office übernehmen

Erfassen Sie den Zahlungseingang wie gewohnt in Lexware Office, zum Beispiel über den Bankabgleich oder „Zahlung erfassen“ am Beleg.

Öffnen Sie dann in Handwerksbüro Live den Bereich Rechnungen > Rechnungen und klicken Sie oben rechts auf das orangene Symbol („Bezahlstatus der Rechnungen aus LexOffice synchronisieren“).

Bezahlte Rechnungen erhalten den Status „bezahlt“, in der Spalte „Zahlung“ steht der gezahlte Betrag.

Der Abgleich läuft im Hintergrund, die Liste aktualisiert sich dabei nicht von selbst. Laden Sie die Seite neu (F5), um den neuen Status zu sehen.

Eingangsrechnungen aus Lexware Office importieren

Öffnen Sie Rechnungen > Eingangsrechnungen und klicken Sie oben rechts auf das orangene Symbol („Eingangsrechnungen aus LexOffice synchronisieren“). Handwerksbüro Live holt alle Eingangsrechnungen ab, die seit dem letzten Import in Lexware Office hinzugekommen sind, mit Lieferant, Belegnummer, Datum, Fälligkeit, Bruttobetrag und Status.

Die importierten Rechnungen können Sie anschließend auf Ihre Aufträge verteilen und so in der Nachkalkulation berücksichtigen.

Häufige Fragen

Meine Rechnung erscheint nicht in Lexware Office.
Übertragen werden nur festgeschriebene Rechnungen. Entwürfe bleiben in Handwerksbüro Live.

Ich habe die Zahlung in Lexware Office erfasst, die Rechnung steht in Handwerksbüro Live aber noch auf „offen“.
Klicken Sie unter Rechnungen auf das orangene Synchronisieren-Symbol, erst dann wird der Zahlungsstatus übernommen. Der Abgleich läuft im Hintergrund, die Liste aktualisiert sich dabei nicht von selbst. Laden Sie die Seite neu (F5), um den neuen Status zu sehen.

Ein Kunde ist doppelt vorhanden.
Ordnen Sie alle Dokumente des doppelten Eintrags dem richtigen Kunden zu und löschen Sie erst dann den doppelten Kunden.