Projektverwaltung in Handwerksbüro Live

Wann und warum Projekte in Handwerksbüro Live anlegen?

Das Projekt ist quasi  ein Unterordner zu einem Kunden / eine zusätzliche Strukturebene. 

• Ein Projekt anzulegen ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie zu einem Kunden viele Aufträge oder Unteraufträge haben, um bessere Übersicht  zu behalten.  
• Ein Projekt kann auch als Organisationseinheit für ihr Team dienen, so können dann separat Projektdokumente und der Zugriff darauf,   Aufgaben oder Termine gesteuert werden 
• Zusätzlich wird der  Chat zwischen App und Browser über ein Projekt koordiniert. 

Jedes Projekt bezieht sich weiterhin auf einen Kunden. Alle wichtigen Informationen (Angebote, Rechnungen etc.) sind auch weiterhin direkt beim Kunden abrufbar verlinkt

Zu jedem Projekt können mehrere Angebote und auch mehrere Aufträge  angelegt werden-

1. Projekt als zentrale Informationsmappe / Unterordner zum Kunden

Im Projekt haben Sie aber auch zusätzlich die Möglichkeit einen Projektstatus zu vergeben. Dieser zeigt ihnen übersichtlich den  aktuellen Fortschritt (z. B. Planung, in Arbeit, abgeschlossen)

Die einzelnen Status-Schritte können Sie auf Wunsch auch selber definieren. Bitte beachten Sie:  Sobald Sie einen eigenen Status definieren, sind die vorbelegten nicht mehr sichtbar, d.h. dann müssen Sie ALLE Stati manuell definieren. 

FAQ - Projektstatusleiste in Handwerksbüro Live anpassen

• Finanzübersicht und  Aktivitäten & Dokumente im Projekt: 

Ähnlich wie beim Kunden-Übersicht finden Sie auch in der Projekt-Übersicht alle Angebote, Aufträge, Rechnungen, Forderungen und Zahlungseingänge. Ebenso alle Vorgänge / den Verlauf  mit Zeitstempel dokumentiert

2. Projekt-Chat

Der Projekt-Chat  kann die Kommunikation zwischen Baustelle (App) und Büro (Browser ) strukturieren. Das  Projekt-interne Nachrichtenfenster ermöglicht die Kommunikation ausschließlich zwischen den Mitarbeitenden, die am Projekt beteiligt sind.

Chat-Funktion im Handwerksbüro Live: Video-Anleitung

3. Projektkosten & Nachkalkulation

In der projektbezogenen Finanzübersicht kannst du auf einen Blick sehen, welche Umsätze bisher angefallen sind und wie viel bereits bezahlt wurde. Besonders hilfreich für eine solide Planung ist die Nachkalkulation:

• Sie stellt die tagesaktuelle Kostensituation dar (etwa bei größeren Projekten mit mehreren Aufträgen).

• Per Datumsauswahl kannst du gezielt einsehen, wie sich die Kosten im Verlauf entwickeln.

4. Projektaufgaben & Termine

Zwei zentrale Bausteine für die Strukturierung deiner Projekte sind Projektaufgaben und Termine:

1. Projektaufgaben

   • Dienen der detailgenauen Arbeitsplanung.

   • Können sowohl frei (ohne Bezug zu Kunde oder Projekt) als auch projekt- oder auftragsbezogen angelegt werden.

   • Ermöglichen es, größere Vorhaben in überschaubare Teilschritte zu zerlegen.

   • Für jedes Teammitglied sichtbar, das an diesem Projekt beteiligt ist.

   • Erfassen Attribute wie Dauer, Fortschritt in Prozent und Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben (z. B. „Abdecken vor Streichen“).

2. Termine

   • Ähneln in der Anlage den Aufgaben, können aber zusätzlich als Serientermine erstellt werden (z. B. für wiederkehrende Wartungen).

   • Werden entweder direkt aus einem Projekt heraus angelegt oder unabhängig davon im allgemeinen Kalender.

Tipp: Eine einzelne Aufgabe kann direkt aus der Browseransicht oder per App erstellt werden. Im mobilen Modus lassen sich sogar Fotos machen und an die Aufgabe anhängen.

5. Gantt-Board – Zeitliche Visualisierung

Das Gantt-Board ist besonders nützlich, wenn du viele Aufgaben zeitlich organisieren und Abhängigkeiten definieren möchtest.

• Chronologische Darstellung: Aufgaben werden als Balken auf einer Zeitachse angezeigt und lassen sich verschieben oder in ihrer Dauer anpassen.

• Abhängigkeiten & Fortschritt: Mithilfe von „Vorgängern“ ist festgelegt, welche Aufgabe erst nach Abschluss einer anderen starten kann. Der Fortschritt jeder Aufgabe (in %) wird farbig dargestellt.

• Dynamische Änderungen: Aufgaben können im Gantt-Board direkt verschoben werden. Die Änderungen werden entsprechend an Teammitglieder und Projekte weitergegeben.

6. Projektstatus

Damit du den Fortschritt deiner Projekte schnell einschätzen kannst, gibt es verschiedene Status-Kategorien (z. B. „Neu“, „Angebotserstellung“, „Beauftragt“, „Rechnung“). Diese sind im Kanban-Board sortiert, sodass du sofort siehst, in welcher Phase sich jedes Vorhaben befindet.

• Individuelle Anpassung

  • Unter "Projekt Status" kannst du die vorgegebenen Status bearbeiten oder eigene hinzufügen, um sie an deinen Betriebsablauf anzupassen.

7. Projektarbeit in der App

Auch unterwegs hast du über die Handwerksbüro Live App vollen Zugriff auf deine Projekte:

• Übersicht: Ob Finanzdaten, Aufgaben oder Chat – alle wichtigen Elemente sind abrufbar.

• Schneller Kontakt: Per Klick kannst du Kund:innen anrufen, eine Nachricht schreiben oder direkt die Objektadresse in einer Karten-App öffnen.

• Dokumentation per Foto: Bilder lassen sich aufnehmen, kommentieren und sofort dem Projekt hinzufügen.

Hinweis: Der Umfang der mobilen Datenansicht hängt von den jeweiligen Berechtigungen ab, die du deinen Mitarbeitenden zuweist.