Rechnungen in Handwerksbüro Live

Vorbereitungen für die Rechnungsstellung

Damit Sie in Handwerksbüro Live Rechnungen erstellen können, sollten Sie zuerst im Bereich Einstellungen Ihre Unternehmensinformationen eintragen. Wählen Sie dafür:

Einstellungen → Unternehmen

Tragen Sie hier alle wichtigen Angaben ein, damit sie später auf Ihren Dokumenten automatisch erscheinen.

Tipp:

Einstellungen → Briefpapier

• Unter Einstellungen → Briefpapier können Sie Ihr eigenes Briefdesign festlegen. Dort haben Sie die Möglichkeit, ein Firmenlogo hochzuladen und zu bestimmen, wie Ihre Firmendaten auf dem Dokument angeordnet sind.

• Oben rechts in den Unternehmenseinstellungen finden Sie eine Schaltfläche, mit der Sie eine Vorschau Ihres hinterlegten Briefpapiers aufrufen können.

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format aktivieren

Wenn Sie möchten, dass jede Rechnung auch als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ausgegeben wird, können Sie diese Funktion unter

Einstellungen → Unternehmen → Rechnungen → E-Rechnungen erzeugen (ZUGFeRD)
aktivieren. Sobald Sie dann ein PDF exportieren, wird eine zusätzliche XML-Datei eingebettet. Sie müssen nichts weiter tun – die Software fügt die Datei im Hintergrund hinzu.

Hinweis:
Handwerksbüro Live unterstützt außerdem das XRechnung-Format.

Schritt für Schritt: Rechnungen erstellen

Das Erstellen einer Rechnung in Handwerksbüro Live geht sehr schnell. Egal, ob Sie die Rechnung aus einem bereits existierenden Dokument (z. B. Auftrag, Bautagebuch, Arbeitsbericht) generieren oder komplett neu anlegen – mit wenigen Klicks ist das Dokument fertig.

Erstellen Sie eine Rechnung basierend auf einem vorhandenen Dokument, überträgt das Programm alle relevanten Positionen und Kundendaten automatisch in den Rechnungsentwurf. Sie können natürlich nachträglich noch Änderungen vornehmen. Erst nach dem Festschreiben der Rechnung stehen Ihnen alle Export- und Versandoptionen zur Verfügung.

a) Rechnungsübersicht

Im Seitenmenü finden Sie den Punkt “Rechnung”, der Sie zur Rechnungsübersicht führt. Hier erscheinen alle erstellten Rechnungen, Entwürfe, Gutschriften oder kumulierten Dokumente.

• Oberhalb der Liste können Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren, zum Beispiel nach Rechnungsnummer oder Fälligkeitsterminen.

• Auf der rechten Seite finden Sie den Netto- und Bruttoumsatz aller angezeigten Einträge.

Achtung:
Nur die jüngsten 100 Rechnungen werden in dieser Liste gleichzeitig gezeigt. Die Summenanzeige bezieht sich entsprechend auch nur auf diese sichtbaren Dokumente. Ändern Sie den Filter, um auch ältere Rechnungen zu finden.

b) Neue Rechnung anlegen

Über den Summenfeldern in der Rechnungsübersicht gibt es drei Symbole:

1. Hilfe-Symbol: Öffnet ein Erklärungsvideo zur Listenansicht.

2. Export-Symbol: Gibt die aufgelisteten Rechnungen als CSV-Datei (z. B. für Excel) aus.

3. Plus-Symbol: Erstellt eine neue Rechnung (leer).

Oft ist es jedoch sinnvoller, die Rechnung direkt aus einem bestehenden Auftrag, Projekt, Bautagebuch oder Arbeitsbericht heraus zu erzeugen. Dann übernimmt das System die hinterlegten Daten automatisch. Beim Festschreiben erhält die Rechnung gemäß Ihres Nummernkreises Ihre fortlaufende Nummer.

c) Rechnung aus Aufträgen, Bautagebüchern, Arbeitsberichten erstellen

Wenn Ihr Arbeitsablauf vorsieht, dass Sie eine Rechnung direkt nach Abschluss eines Auftrags oder Bautagebuchs erstellen möchten, können Sie dafür jeweils den gelben Aktionsknopf in der Dokumentenansicht nutzen. Dort wählen Sie den gewünschten Rechnungstyp aus.

Anschließend entsteht ein Entwurf mit allen Daten aus dem Ursprungsdokument – damit sind sämtliche Positionen, Objekte und Kundendetails schon eingepflegt.

Aufbau einer Rechnung im System

Legen Sie eine Rechnung neu an, öffnet sich zunächst ein leerer Entwurf.

a) Stammdaten, Anschreiben und Textbausteine

• Zuweisung an Kunde/Kundin: Über das Suchfeld wählen Sie die Person oder Firma aus. So sieht das System automatisch, welche Projekte und Objektadressen relevant sind.

• Bezeichnung: Hier können Sie ein Kurzlabel eintragen, das später zur besseren Wiedererkennung dient (wird auch auf der Rechnung abgedruckt).

• Status: Ihnen stehen verschiedene Möglichkeiten wie „In Bearbeitung“ oder „Warten auf Zahlungseingang“ zur Verfügung, damit Rechnungen besser gefiltert werden können.

• Rechnungstyp: Wird in der Rechnung als Bezeichnung vor der Rechnungsnummer mitgegeben, um diese einfacher kategorisieren zu können.

• Rechnungsdatum manuell setzen: Wollen Sie das Rechnungsdatum manuell setzen, dann aktivieren Sie diese Option unter > Einstellungen > Funktionen > Rechnungen > Option "Rechnungsdatum manuell setzen"

• Anschreiben / Anmerkungen: Sie können vorgefertigte Textbausteine anlegen und diese immer wieder verwenden. Anschreiben werden vor den Positionen, Anmerkungen nach den Positionen eingesetzt.

Tipp:
Selbst in einer komplett neuen Rechnung können Sie nachträglich Dokumente importieren (z. B. einen Auftrag). Drücken Sie dafür im Entwurf den Aktionsknopf oben rechts, um alle vorhandenen Positionen automatisch zu übernehmen.

b) Titel und Positionen festlegen

Haben Sie die Rechnung aus einem bestehenden Dokument erzeugt, werden sämtliche Positionen automatisch eingebunden. Sie können sie jederzeit bearbeiten, ergänzen oder entfernen und auch Rabatte (prozentual oder als Festbetrag) einfügen.

Wenn Sie eine Position neu anlegen, greifen Sie direkt auf deinen Leistungskatalog zu, indem Si den gewünschten Titel ins Feld „Bezeichnung“ eintippen. Handwerksbüro Live schlägt Ihnen dann passende Einträge aus Ihrer Datenbank vor.

• Über das Lupensymbol kann auf den Sirados Leistungskatalog zugegriffen werden. Standardmäßig stehen Ihnen über 7.000 Leistungen zum Abruf bereit.

• Über den Winkelmesser-Button rufst Sie das Aufmaß für einzelne Positionen auf.

• Das rote Mülleimer-Symbol entfernt die jeweilige Position.

Hinweis: Standardmäßig sind die Symbole versteckt, und werden nur sichtbar, wenn man mit der Maus darüber fährt.

c) Nützliche Optionen: Skonto, Steuerschuldumkehr, Lohnkosten

In der Sektion Optionen legen Sie fest, was zusätzlich auf der Rechnung ausgewiesen werden soll. Das kann beispielsweise ein Zahlungsziel sein, ein Skonto (mit Prozent und Zahlungsfrist), das Aktivieren der Steuerschuldumkehr oder das Ausweisen von Lohnkosten. Diese Einstellungen werden bei der Erstellung des PDF-Dokuments berücksichtigt.

Zum Ausweis der Lohnkosten siehe auch die detaillierte FAQ: Lohnkosten ausweisen / Steuerbonus / absetzbare Handwerkerrechnung an Privatpersonen

Hinweis: Die Lohnkosten werden automatisch aus den Angaben in den Stücklisten eines Angebots / Auftrags berechnet. Der hier angegebene Prozentwert muss nur angepasst werden, wenn Sie NICHT alle Lohnkosten in Stücklisten haben. 
Siehe dazu auch detaillierte FAQ: Lohnkosten ausweisen / Steuerbonus / absetzbare Handwerkerrechnung an Privatpersonen

d) Zahlungsübersicht mit ausdrucken

Auf Wunsch können Sie im Entwurf einstellen, dass bereits eingegangene Zahlungen zu dieser Rechnung im PDF aufgeführt werden. Gerade wenn es Teilzahlungen gab, liefert das dem Kunden oder der Kundin sofort eine Übersicht über alle bereits geleisteten Beträge.

e) DA11 und GAEB X31-Export

Wer öfter mit Architekturbüros oder öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeitet, kennt DA11 und GAEB X31 als Austauschformate. Diese können Sie bei Bedarf direkt aus der Rechnung heraus erzeugen und anhängen.

f) Rechnung festschreiben, versenden und archivieren

Solange ein Dokument den Status Entwurf trägt, können noch alle Inhalte geändert werden. Erst durch das Festschreiben erhält die Rechnung ihre offizielle Nummer. Ab diesem Moment ist eine simple Bearbeitung nach den geltenden Richtlinien (GoBD) nicht mehr gestattet.

• Solltest Sie doch etwas ändern müssen, legen Sie eine Korrekturrechnung an.

• Vor dem Festschreiben können Sie das Dokument als PDF betrachten und es testweise per E-Mail verschicken, ohne dass die Rechnung rechtsverbindlich ist.

Korrekturen an einer Rechnung

Nach GoBD dürfen Rechnungen, sobald sie eine Rechnungsnummer erhalten haben, nicht mehr einfach geändert werden. Sollte eine Korrektur nötig sein, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Negativrechnung (bzw. Stornorechnung) erstellen, um die ursprüngliche Rechnung auszugleichen.

2. Neue, fehlerfreie Rechnung anlegen.

Alternativ ist auch innerhalb strikter Richtlinien das Bearbeiten einer Rechnung möglich:

FAQ - Festgeschriebene Rechnungen bearbeiten - Rechnungen editieren

Auf- und Abrechnungen, Sicherheitseinbehalt und Teilrechnungen

Unterhalb der Positionen im Entwurf finden Sie drei Bereiche, um Sonderfälle zu verwalten:

1. Abzüge/Aufschläge: Über das Plus-Symbol fügen Sie beliebig viele Posten hinzu. Geben Sie eine positive Zahl ein für einen Aufschlag, oder setzen Sie ein Minus für einen Abzug.

2. Sicherheitseinbehalt: Falls vereinbart, können Sie hier den prozentualen oder absoluten Betrag hinterlegen und das Enddatum der Gewährleistungsfrist eintragen.

3. Bereits gestellte Rechnungen abziehen: Wenn Sie zum Beispiel eine Schlussrechnung erstellen und vorher Teilrechnungen existierten, lassen sich diese hier bequem in Abzug bringen.

Einmal festgeschrieben, können Sie diese Werte nicht mehr verändern; sie werden jedoch weiterhin angezeigt.

DATEV-Export und Vorkontierung

Viele Betriebe senden ihre Rechnungsdaten an ein Steuerbüro oder verarbeiten sie selbst mithilfe von Buchhaltungssoftware. Dafür bietet Handwerksbüro Live einen DATEV-Export und die Möglichkeit, einzelne Buchungskonten vorzubelegen (Vorkontierung). Sie finden diese Funktion im linken Menü, wenn Sie den Bereich „Rechnungen“ aufklappen.

• Die exportierten CSV-Dateien lassen sich in verschiedenen Systemen einlesen – nicht nur in DATEV selbst.

• In den Einstellungen legen Sie fest, welche Konten für welche Art von Leistungen hinterlegt werden sollen.

Einstellungen → Konten

Sobald Konten angelegt wurden, können diese in einer Rechnung ausgewählt werden: