Rechnung ändern / korrigieren (Rechnungskorrektur, Stornorechnung)

Sobald eine Rechnung gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) festgeschrieben ist, darf sie nicht mehr geändert werden. Falls nachträglich ein Fehler auffällt, wird eine Negativ-Rechnung mit neuer, fortlaufender Rechnungsnummer erzeugt, um die ursprüngliche Rechnung aufzuheben. Anschließend wird die korrekte Rechnung neu aus dem Ursprungsdokument erstellt.

Fehlerquellen minimieren: Vorschau- und Entwurfsmodus nutzen

Damit Sie nicht zu häufig nachträglich korrigieren müssen, empfiehlt es sich, vor dem Festschreiben immer die PDF-Vorschau aufzurufen. In diesem Entwurfszustand lassen sich alle Angaben noch frei bearbeiten.

• Wichtig: Nach dem Festschreiben wird die Rechnung finalisiert und erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer, z. B. R-2025-30. Dann sind keine Anpassungen mehr möglich, ohne dass Sie eine Negativ-Rechnung erstellen müssen.

Praxisleitfaden: Schritt für Schritt zur Rechnungskorrektur

Angenommen, Sie entdecken bei der bereits festgeschriebenen Rechnung R-2025-30 einen Fehler. Hier erfahren Sie, wie Sie ihn GoBD-konform beheben:

1. Korrekturrechnung anlegen

   • Öffnen Sie die fehlerhafte Rechnung und wählen Sie die Aktion „Rechnungskorrektur“.

   • Das System erzeugt einen Korrekturentwurf, der automatisch den vollständigen Betrag der Ursprungsrechnung im Negativ ausweist.

   • Sobald Sie diesen Entwurf festschreiben, heben sich alte und neue Rechnung rechnerisch auf.

2. Fortlaufende Nummernvergabe

   • Die Rechnungskorrektur erhält selbstständig eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. R-2025-31) und wird mit dem aktuellen Datum versehen.

3. Verknüpfung im Dokumentenverlauf

   • Scrollen Sie zum Dokumenten-Verlauf (Dokumenten-Strang), um einen schnellen Überblick zu behalten.

   • Dort sind sowohl die ursprüngliche Rechnung als auch die Negativ-Rechnung zu sehen. Klicken Sie auf das Ursprungsdokument (z. B. Auftrag oder Arbeitsbericht), aus dem die falsche Rechnung stammt, können Sie von dort aus eine neue, korrekte Rechnung erzeugen.

4. Neue, fehlerfreie Rechnung erstellen

   • Legen Sie nun anhand des Ursprungsdokuments (etwa Auftrag, Bautagebuch oder Arbeitsbericht) eine weitere Rechnung an.

   • Beheben Sie den Fehler im Entwurf, überprüfen Sie alles in der PDF-Vorschau und schreiben Sie die Rechnung fest.

   • Im Dokumenten-Verlauf finden Sie abschließend:

     • Die ursprüngliche, falsch ausgestellte Rechnung

     • Die Negativ-Rechnung (Korrektur)

     • Die neue, korrekte Rechnung, die Sie Ihren Kunden zustellen können