Was bedeuten die Status bei der Zeiterfassung?

In Handwerksbüro Live kann jede erfasste Arbeitszeit einen bestimmten Bearbeitungsstatus haben. Diese Status zeigen an, in welchem Prozessschritt sich die Zeiterfassung befindet.

Status „Erfasst“

• Dieser Status bedeutet, dass die Arbeitszeit vom Mitarbeiter über die App eingegeben wurde.

• Änderungen können jederzeit vom Mitarbeiter vorgenommen werden.

• Der Eintrag ist noch nicht geprüft oder freigegeben.

Status „Geprüft“

• Der Status zeigt an, dass die erfasste Zeit überprüft wurde (z. B. durch einen Vorarbeiter oder Sachbearbeiter im Büro).

• Sobald der Mitarbeiter die Zeit nachträglich verändert, wird der Status automatisch wieder auf „Erfasst“ zurückgesetzt.

• So ist immer erkennbar, ob die geprüften Zeiten noch aktuell sind.

Status „Festgeschrieben“

• Festgeschriebene Zeiten sind abschließend bestätigt und vom Mitarbeiter nicht mehr änderbar.

• Nur berechtigte Benutzer (z. B. Buchhaltung oder Verwaltung) können den Status auf „Festgeschrieben“ setzen.

• Eine nachträgliche Bearbeitung oder Korrektur ist nur noch über administrative Wege möglich.

Wann sollte man Zeiten festschreiben?

• Nach Abschluss des Monats oder nach Kontrolle aller Zeiterfassungen.

• Wenn die Zeiten für die Lohnabrechnung oder Nachkalkulation verbindlich sind.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter seine Zeit anpasst?

• Sobald ein Eintrag im Status „Geprüft“ geändert wird, springt der Status automatisch zurück auf „Erfasst“.

• So bleibt die Nachvollziehbarkeit gewährleistet und der Prüfprozess kann erneut starten.