Zahlung erfassen, Zahlläufe durchführen und Mahnungen erstellen in Handwerksbüro Live

Zahlungen erfassen

Sie können Zahlungen entweder direkt in der zugehörigen Rechnung oder Eingangsrechnung erfassen oder über die Zahlungsübersicht neu anlegen.

• Öffnen Sie die betreffende Rechnung oder Eingangsrechnung, für die eine Zahlung eingegangen ist.

• Navigieren Sie zum Bereich „Zahlungen“.

• Mit Klick auf den Plus-Aktionsknopf können Sie eine neue Zahlung hinzufügen.
  

• Die Felder für Kunden, Betrag und passende Rechnung sind bereits vorausgefüllt. Passen Sie bei Teilzahlungen den Betrag an.

• Zusätzlich können Sie ein Projekt auswählen und die Zahlungsart festlegen.

• Alternativ: In der Zahlungsübersicht (linkes Menü unter „Zahlungen“) können Sie Zahlungen unabhängig von Rechnungen erfassen.
  

Hinweis: Zahlungen werden sofort mit den Verbindlichkeiten verrechnet, sobald sie angelegt sind.

Zahlläufe erstellen für Eingangsrechnungen

Mit Zahlläufen können Sie mehrere Eingangsrechnungen gesammelt bezahlen und ein SEPA-Mandat erstellen.

• Gehen Sie im Menü zu „Zahlungen“ → Zahlläufe.
  

• Erstellen Sie über den Plus-Aktionsknopf einen neuen Zahllauf.

• Vergeben Sie eine Bezeichnung.

• Fügen Sie über den erneut erscheinenden Plus-Aktionsknopf alle relevanten Eingangsrechnungen hinzu.
  

• Wählen Sie die Rechnungen aus und klicken Sie auf „zum Zahllauf hinzufügen“.
  

• Mit dem gelben Aktionsknopf erstellen Sie ein SEPA-Mandat für alle im Zahllauf enthaltenen Rechnungen.

• Mit den danebenliegenden roten oder Mülltonnen-Aktionsknöpfen können Sie Eingangsrechnungen oder den gesamten Zahllauf löschen.
  
  

Mahnungen direkt aus Rechnungen erstellen

Ist eine Rechnung überfällig, können Sie direkt daraus Mahnungen anlegen.

• Öffnen Sie die überfällige Rechnung.

• Wechseln Sie zum Unterpunkt „Mahnungen“.

• Über den grünen Plus-Aktionsknopf erstellen Sie eine neue Mahnung.

• Wählen Sie neben dem Aktionsknopf eine passende Mahnungsvorlage aus.
  

Mahnvorlagen erleichtern das Mahnwesen erheblich, da sie automatisch auf Kunden- und Rechnungsinformationen angepasst werden und sich auf verschiedene Mahnstufen beziehen.

Mahnungsvorlagen verwalten

• Mahnungsvorlagen finden Sie im Menü unter Rechnungen → Mahnungsvorlagen.
  

• Hier können Sie bestehende Vorlagen einsehen oder mit dem Plus-Aktionsknopf neue anlegen.

• Benennen Sie die Vorlagen am besten nach der Mahnstufe (z.B. „1. Mahnung“, „2. Mahnung“).

• Sie können in den Vorlagen zwei Mahngebühren sowie einen Zinssatz festlegen, die als feste Euro-Beträge zur Rechnungssumme hinzugerechnet werden.