Zahlung / Skonto erfassen, Zahlläufe durchführen und Mahnungen erstellen in Handwerksbüro Live

Zahlungen erfassen

Sie können Zahlungen entweder direkt in der zugehörigen Rechnung oder Eingangsrechnung erfassen oder über die Zahlungsübersicht neu anlegen.

• Öffnen Sie die betreffende Rechnung oder Eingangsrechnung, für die eine Zahlung eingegangen ist.

• Navigieren Sie zum Bereich „Zahlungen“.

• Mit Klick auf den Plus-Aktionsknopf können Sie eine neue Zahlung hinzufügen.
  

• Die Felder für Kunden, Betrag und passende Rechnung sind bereits vorausgefüllt. Passen Sie bei Teilzahlungen den Betrag an.

• Zusätzlich können Sie ein Projekt auswählen und die Zahlungsart festlegen.

• Alternativ: In der Zahlungsübersicht (linkes Menü unter „Zahlungen“) können Sie Zahlungen unabhängig von Rechnungen erfassen.
  

Hinweis: Zahlungen werden sofort mit den Verbindlichkeiten verrechnet, sobald sie angelegt sind.

Der Typ der Zahlung

Beim Erfassen der Zahlung stehen Ihnen verschiedene Typen zur Verfügung:

Diese verschiedenen Typen erlauben Ihnen, eine Überweisung und das Skonto separat voneinander zu Erfassen.

Erfassung von Zahlungen mit Skonto

Mit Hilfe dieser Typen können der tatsächlich gezahlte Betrag und der gewährte Skontobetrag getrennt verbucht werden.

Vorgehensweise:

• Erfassen Sie zunächst einen ersten Zahlungseintrag Typ: (Überweisung) mit dem  tatsächlichen Überweisungsbetrag des Kunden zur betreffenden Rechnung. 
• Legen Sie anschließend einen zweiten Zahlungseintrag  an und wählen Sie den Typ: Skonto. Tragen Sie dort den gewährten Skontobetrag ein.

Auf diese Weise wird die Rechnung vollständig und korrekt ausgeglichen dargestellt.

Beispiel:

Rechnungsbetrag war 10.000 Euro mit 2% Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tage.  Ihr Kunde hat innerhalb der Skontofrist den gekürzten Betrag 9.800 Euro überwiesen. 

• Erfassen Sie zunächst die Zahlung mit dem tatsächlich überwiesenen Betrag 9.800 €.
• Legen Sie anschließend einen zweiten Zahlungseintrag <Typ Skonto>  an und buchen Sie dort den gewährten Skontobetrag 200 Euro

Der Rechnungsbetrag von 10.000 Euro ist damit vollständig und korrekt ausgeglichen.

Zahlläufe erstellen für Eingangsrechnungen

Mit Zahlläufen können Sie mehrere Eingangsrechnungen gesammelt bezahlen und ein SEPA-Mandat erstellen.

• Gehen Sie im Menü zu „Zahlungen“ → Zahlläufe.
  

• Erstellen Sie über den Plus-Aktionsknopf einen neuen Zahllauf.

• Vergeben Sie eine Bezeichnung.

• Fügen Sie über den erneut erscheinenden Plus-Aktionsknopf alle relevanten Eingangsrechnungen hinzu.
  

• Wählen Sie die Rechnungen aus und klicken Sie auf „zum Zahllauf hinzufügen“.
  

• Mit dem gelben Aktionsknopf erstellen Sie ein SEPA-Mandat für alle im Zahllauf enthaltenen Rechnungen.

• Mit den danebenliegenden roten oder Mülltonnen-Aktionsknöpfen können Sie Eingangsrechnungen oder den gesamten Zahllauf löschen.
  
  

Mahnungen direkt aus Rechnungen erstellen

Ist eine Rechnung überfällig, können Sie direkt daraus Mahnungen anlegen.

• Öffnen Sie die überfällige Rechnung.

• Wechseln Sie zum Unterpunkt „Mahnungen“.

• Über den grünen Plus-Aktionsknopf erstellen Sie eine neue Mahnung.

• Wählen Sie neben dem Aktionsknopf eine passende Mahnungsvorlage aus.
  

Mahnvorlagen erleichtern das Mahnwesen erheblich, da sie automatisch auf Kunden- und Rechnungsinformationen angepasst werden und sich auf verschiedene Mahnstufen beziehen.

Mahnungsvorlagen verwalten

• Mahnungsvorlagen finden Sie im Menü unter Rechnungen → Mahnungsvorlagen.
  

• Hier können Sie bestehende Vorlagen einsehen oder mit dem Plus-Aktionsknopf neue anlegen.

• Benennen Sie die Vorlagen am besten nach der Mahnstufe (z.B. „1. Mahnung“, „2. Mahnung“).

• Sie können in den Vorlagen zwei Mahngebühren sowie einen Zinssatz festlegen, die als feste Euro-Beträge zur Rechnungssumme hinzugerechnet werden.