Wie hilft mir Handwerksbüro PS GoBD-Konform zu arbeiten? (IDEA)

Handwerksbüro PS wird regelmäßig gemäß den Richtlinien der GoBD aktualisiert. Das Programm bietet verschiedene Funktionen, die sicherstellen, dass Sie GoBD-konform arbeiten können:

• Protokollierung und Speicherung von Änderungen: Jede Änderung an Rechnungen wird protokolliert und sicher gespeichert.
• Revisionssichere Ausgangsrechnungen: Mit dem Druck des Rechnungsausgangsbuches wird die Ausgangsrechnung festgeschrieben und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr änderbar.
• Protokollierung von Belegänderungen und -löschungen: Jede Änderung und Löschung von Belegen wird sorgfältig protokolliert.

Handwerksbüro PS erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Finanzprüfern. Neben dem regulären Datenzugriff können Prüfer eine Datenüberlassung fordern. Die Daten müssen hierfür so aufbereitet werden, dass diese von der Standardprüfsoftware "IDEA" bearbeitet werden können.

Das Programm bietet eine integrierte IDEA-Schnittstelle, die diesen Prozess automatisiert. Aktivieren Sie diese wie folgt:

Aktivierung der IDEA-Schnittstelle:

• Gehen Sie zu Datei / Einstellungen / Schnittstellen / Sonstige / IDEA Export.
• Aktivieren Sie die Schnittstelle und legen Sie einen Dateipfad für den Export fest.

Danach kann diese unter Schnittstellen abgerufen werden.

Nutzung der Schnittstelle:

• Rufen Sie die Schnittstelle unter Schnittstellen auf.
• Alle Felder werden automatisch gemäß den Bestimmungen ausgefüllt. Ergänzen Sie nur den Kommentar!
• Wählen Sie die Bereiche aus, die exportiert werden sollen, und legen Sie den Zeitraum fest. Bei Bedarf können Sie das Ausgabeverzeichnis nochmals ändern.

Nun erhalten Sie ein Verzeichnis mit allen erforderlichen Daten, das Sie dem Betriebsprüfer übergeben können.

Wichtige Hinweise zur GoBD-Konformität

Als Nutzer der Software sind Sie für die Einhaltung der GoBD verantwortlich und haftbar. Eine nicht GoBD-konforme Sicherung von Belegen stellt einen Verstoß gegen die gesetzliche Buchführungspflicht dar und ist eine Ordnungswidrigkeit. Beachten Sie daher folgende Maßnahmen:

• Zugangssicherheit: Stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zum Programm erhalten, indem Sie Passwörter verwenden.
• Rechteverwaltung: Vergeben Sie in der Benutzerverwaltung nur die notwendigen Rechte.
• Datensicherheit: Installieren Sie das Datenverzeichnis auf einem Server, um Datenverluste zu minimieren.
• Regelmäßige Datensicherungen: Erstellen Sie regelmäßige Backups, die so aufbewahrt werden, dass der maschinelle Zugriff durch die Finanzämter jederzeit möglich ist.

Zusätzliche Ressourcen und FAQ

Für weitere Informationen und einen groben Leitfaden zur GoBD-Konformität besuchen Sie das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Hier sind einige häufig gestellte Fragen (FAQ), die Ihnen weiterhelfen können:

FAQ - Wie führe ich eine Einzelplatzinstallation auf einem Server durch?

FAQ – Wie kann ich meine Daten sichern?

FAQ - Wie kann ich Mandanten sichern?

Handwerksbüro PS unterstützt Sie umfassend dabei, alle Anforderungen der GoBD zu erfüllen und eine reibungslose Zusammenarbeit mit Finanzprüfern zu gewährleisten.