Arbeitsberichte erstellen (flexibel Material, abzurechnende Zeiten, Kundenunterschrift dokumentieren)

Wann nutze ich den Arbeitsbericht:

• Leistungsumfang offen oder unklar (z. B. bei Reparaturen, Störungssuche, Wartung, Zusatzleistungen).
• Kein Auftrag/Angebot zwingend nötig, kann direkt zu einem  Kunden erstellt werden
• Auch bei Zusatzleistung zu bereits laufenden Projekten (Regiearbeiten / Rapportzettel) 
• Neue Positionen werden nicht automatisch zu Nachträgen
• Verbrauchte Zeiten als Leistung erfassen
• Ideal zur Zuweisung von Terminen bei Kunden vor Ort an Ihre Mitarbeiter 
• Alternativ auch ohne Auftrag direkt in der App erstellen 

Dann nutzen Sie besser das Bautagebuch:

• Leistungsumfang im Auftrag steht fest > Baufortschritt pro Position (erbrachte Leistung) soll exakt dokumentiert und abgerechnet werden  (z. B. verlegte Quadratmeter, gezogene Meter Kabel)
• kumulierte Teilrechnungen mit kumulierten Aufmaßen
• Fortlaufender Soll/Ist Vergleich (Nachkalkulation) 
• Positionen die nicht im Angebot sind werden automatisch Nachtragspositionen
• Zeiterfassung automatisch auf Aufträge und für Mitarbeiterstunden 
• Ein neues Bautagebuch kann nicht in der App erstellt werden, es muss im Browser vorbereitet werden.
• zur FAQ FAQ - Bautagebuch in Handwerksbüro Live
  
  

Video:  Arbeitsberichte / Regieberichte | Das neue Handwerksbüro Live - YouTube

Aufbau und Inhalt: Worauf du achten solltest

Da es sich bei Arbeitsberichten um geschäftsrelevante Dokumente handelt, müssen sie bestimmte Informationen enthalten. Dazu gehören unter anderem:

• Kundendaten (Name, Anschrift)

• Ausführende Person(en)

• Datum und Uhrzeit der ausgeführten Arbeiten

• Leistung(en), Material und Arbeitszeit (ggf. inkl. Anfahrtszeit)

• Gegebenenfalls Bilddokumentation (z. B. bei Mängelaufnahme)

• Unterschriften von Mitarbeitenden und Kundschaft

Gerade die Unterschrift ermöglicht es dir, dich gegen spätere Reklamationen abzusichern. Mit einer digitalen Signatur zeigst du, dass zum Zeitpunkt der Arbeitsdurchführung alles den vereinbarten Leistungen entsprach.

Arbeitsbericht als smarte Vorlage 

Mit Handwerksbüro Live können  Arbeitsberichte wahlweise im Büro vorbereiten werden und dem Mitarbeiter zugewiesen werden, oder  direkt vor Ort angelegt  und ausgefüllt werden. 

1. Erstellung im Büro

   • Öffne im Browser den Bereich “Arbeitsbericht” und klicke auf das Plus-Symbol, um eine neue Vorlage anzulegen.

   • Weise den Kunden zu

   • Optional: Füge eine kurze Beschreibung des Auftrags hinzu und teile Mitarbeitende ein, die eine Push-Benachrichtigung dazu erhalten.

2. Erstellung per App

   • Öffne auf deinem Smartphone/Tablet den gewünschten Kunden und tippe auf das große Plus-Symbol.

   • Wähle “Arbeitsbericht” und trage direkt alle wichtigen Informationen ein (Leistungen, Materialien, ggf. Bilder).

Sobald du die Kundendaten eingetragen hast, kannst du auswählen, ob Preise für die einzelnen Leistungen angezeigt werden sollen oder nicht (z. B. wenn du bei Mieter:innen vor Ort bist, während die eigentliche Rechnung an die Hausverwaltung geht).

Typische Felder und Eingaben

• Objektadresse: Falls ein Kunde oder eine Kundin mehrere Adressen verwaltet (z. B. Hausverwaltungen), wähle die passende Anschrift aus.

• Beschreibung: Nutze dieses Feld, um Kolleginnen und Kollegen bereits im Vorfeld zu informieren, was vor Ort erledigt werden muss.

• Mitarbeitende: Ordne ein oder mehrere Teammitglieder zu. Diese sehen den Arbeitsbericht in ihrer App und wissen, wann und wo sie im Einsatz sind.

• Positionen: Gib erbrachte Leistungen, verbrauchtes Material sowie zusätzliche Posten (z. B. Anfahrtskosten) an. Das Programm berechnet automatisch die Kosten auf Basis der eingetragenen Mengen.

• Fotos an Arbeitsberichte anhängen: Nutze die Kamera deines mobilen Geräts und nehme Bilder im Querformat auf, um den Zustand vor Ort zu dokumentieren. Die Bilder lassen sich später direkt an den Arbeitsbericht anhängen.
  Achtung:  Bilder  im Querformat werden automatisch auf die Formatierung unserer Berichte angepasst.  Bilder im Hochformat können gegeben falls unschön angezeigt werden. Hier kann es sein dass diese fälschlicherweise gedreht werden oder viel zu groß angezeigt werden und deshalb über die Ränder im Bericht herausragen. 

Unterschrift und Festschreiben

Sobald alle Daten erfasst sind, kann der Arbeitsbericht festgeschrieben werden. Das bedeutet, er ist nun endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Erst danach lässt sich das Dokument in der App oder am Browser unterschreiben:

1. Kontrolliere alle Angaben sorgfältig.

2. Schreibe das Dokument fest.

3. Lasse sowohl die Ausführenden als auch die Kundschaft unterschreiben.

Das unterschriebene Dokument landet in Echtzeit in deiner Anwendung und steht dem Büro sofort zur Verfügung.

Abrechnung: Vom Arbeitsbericht zur Rechnung

Nach erfolgreicher Ausführung kannst du den Arbeitsbericht direkt in eine Rechnung umwandeln:

1. Klicke im jeweiligen Arbeitsbericht auf den gelben Knopf oben rechts.

2. Wähle “Rechnung erstellen” und übernimm alle Positionen mit einem Klick.

3. Füge ggf. weitere Arbeitsberichte oder Aufträge hinzu, wenn du mehrere Leistungen in einer gemeinsamen Rechnung bündeln möchtest.