Wie passe ich meine Nummernkreise an?

In alten Softwarelösungen mussten Sie für jeden Dokumenttyp ein eigenes Format und die nächste freie Nummer festgelegt. Dies barg das Risiko, versehentlich Lücken oder Duplikate zu erzeugen, was zu Problemen bei der Buchführung und bei Betriebsprüfungen führen konnte.

So geht es jetzt in Handwerksbüro Live

In Handwerksbüro Live wird für die Nummernkreise ein einfacher Industriestandard verwendet. Dieser ist wie folgt aufgebaut:

Kunden: K-2025-01

Angebote: A-2025-01

Rechnungen: R-2025-01, R-2025-02...

Das Jahr wird automatisch hochgezählt und als Präfix verwendet. So ist weiterhin sichtbar, in welchem Jahr das Dokument erzeugt wurde.
Die Endziffer läuft kontinuierlich weiter und setzt sich nicht automatisch jedes Jahr zurück.
Das entspricht dem gängigen Industriestandard und erleichtert eine revisionssichere, lückenlose Dokumentation über mehrere Jahre hinweg.

Hinweis:

Die Umstellung auf einen komplett neuen Nummernlogik als den bisher verwendeten kann bei Softwarewechsel auch unterjährig erfolgen. Sie müssen es nur dokumentieren, damit sie dies im Falle einer Betriebsprüfung argumentieren können (Tag, an dem der Wechsel durchgeführt wurde, letzte alte Nummer/letzte neue Nummer, Datum, Unterschrift). Besprechen Sie dies am besten nochmal mit Ihrem Steuerberater.

Mehr Informationen finden Sie im A14.5 Abs. 10 Satz 4 UStAE:

"Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend."

UStH 2018-2019 - § 14 - Ausstellung von Rechnungen

Wie passe ich meine Nummernkreise an?

Achtung: Eine vollständige Anpassung des Nummernkreises außerhalb der letzten zwei Ziffern ist nicht kostenfrei möglich! Hierfür ist zwingend ein Einrichtungspaket erforderlich!

Teilen Sie dem Support-Team mit, wie Ihr Nummernkreis aussehen soll.

Hierfür können Sie in unserem Support-Formular das Thema "Rechnungsnummernkreis anpassen" auswählen:

WEKA Handwerksbüro Live Support