CRM und Kundenanlage in Handwerksbüro Live

Neues Kundenprofil anlegen

Neue Kunden legen Sie in Handwerksbüro Live im Hauptmenü im Bereich „Kunden“ über das Plus-Symbol oben rechts an. Der entsprechenden Kundentyp (etwa „Privat“, „Firma“ oder „Öffentliche Hand“), definiert welche dafür nötigen Felder eingeblendet werden.

WICHTIG: Die Software generiert automatisch eine Kundennummer. 

Kundenadressen 

Handwerksbüro Live bietet Ihnen die Möglichkeit

• verschiedene Adresstypen anzulegen 
• mehrere Ansprechpartner oder mehrere E-Mail Adressen zu  einem Kunden
• zusätzliche Felder für Adressergänzung
• mehrere Adressen (Lieferadresse, Rechnungsadresse, Objektadresse)

Detailliert Informationen finden Sie hier  Adressen und Ansprechpartner für Ausdrucke und Briefkopf

Adressen im Dokument auswählen

Beim Erstellen von Dokumenten (z. B. Angebot, Auftrag, Rechnung) können Sie über ein Auswahlmenü festlegen, welche Adresse / Ansprechpartner verwendet werden soll. Beim erstellen von Folgedokumenten, wird die vorher gewählte Adresse übernommen, ohne dass sie erneut eingegeben werden muss.

Ansprechpartner, Zahlungen und Notizen

• Ansprechpartner: Erfassen Sie eine oder mehrere Kontaktpersonen, beispielsweise den Verwaltungsverantwortlichen in einer Firma oder Hausverwaltung.

• Zahlung & Bank & Finanzdaten: Hinterlegen Sie eine Bankverbindung, Steuerangaben sowie individuelle Zahlungsbedingungen wie Skonto oder Zahlungsziele. Bei Bedarf ist auch die Angabe einer Steuerschuldumkehr möglich.

• Anmerkungen: Tragen Sie ergänzende Informationen als Freitext ein, etwa spezifische Wünsche, Anweisungen oder interne Hinweise.

Finanzübersicht und Aktivitätsverlauf

Finanzübersicht

Im Kundenprofil finden Sie eine Zusammenfassung des gesamten Umsatzvolumens, inklusive offener Forderungen, bereits gezahlter Rechnungen und ausgestellter Angebote. So sehen Sie auf einen Blick, wie lukrativ die Geschäftsbeziehung zu einem Kunden ist.

Verlauf und Historie

Hier werden alle Aktivitäten chronologisch erfasst, zum Beispiel die Erstellung eines Arbeitsberichts oder einer Rechnung. Jeder Eintrag enthält Datums- und Zeitangaben sowie den Namen der ausführenden Person. Dank Verlinkungen können Sie zugehörige Dokumente direkt öffnen.

Tipp: Bei umfangreichen Kundenstrukturen können Sie den Verlauf nach einzelnen Objektadressen filtern, um schneller das richtige Dokument zu finden.

Dokumente direkt aus der Kundenansicht erstellen

Wenn Sie aus dem Kundenprofil heraus ein neues Dokument (z. B. ein Angebot) erstellen, übernimmt Handwerksbüro Live automatisch alle hinterlegten Kundendaten. Das spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler. Über das Plus-Symbol können Sie direkt auswählen, welches Dokument angelegt werden soll.

Mobile Dokumentenerstellung

In der Handwerksbüro Live App können, abhängig von Ihrer Lizenz und den Zugriffsrechten, bestimmte Dokumente wie Arbeitsberichte erstellt werden. Dort wählen Sie den entsprechenden Kunden aus und erstellen mit wenigen Klicks das gewünschte Dokument.

Integrierte Dateiablage

In der Dateiablage können Dokumente, Bilder und weitere Dateien hochgeladen oder aus vorhandenen Ordnern importiert werden. Eine Vorschaufunktion ermöglicht das rasche Betrachten von Bildern, ohne zusätzliche Programme öffnen zu müssen.

• Upload per Drag-and-Drop: Ziehen Sie Ihre Dateien einfach in den Ablagebereich.

• Eigene Ordnerstruktur: Richten Sie eine hierarchische Gliederung ein, damit sich alle Teammitglieder schnell zurechtfinden.

• Über das Teilen-Symbol können Ordner und einzelne Dateien auch mit externen Personen geteilt werden.

Wie Sie in der Dateiablage Strukturen aufbauen, Dateien verschieben und teilen und die Einsicht für Mitarbeiter einschränken finden Sie hier genau beschrieben:  Dateiablage: Strukturen aufbauen, verschieben und teilen / Mitarbeiter-Einsicht

Fotos mit der App aufnehmen

Über die App können Sie direkt die Kamera Ihres Smartphones oder Tablets nutzen. Die Bilder werden umgehend beim entsprechenden Kunden hinterlegt, sodass sie auch am Desktop in der Dateiablage verfügbar sind.