Verwaltung

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• Beschäftigte
• Teams
• Benutzergruppen

Firmendaten

Hier können Sie Ihre Firmendaten hinterlegen.

Standorte

Unter Firmenstandorte sehen Sie die angelegten Standorte und können durch Auswahl die jeweiligen Daten anzeigen lassen und bearbeiten. Über „Neuen Standort hinzufügen“ ist es möglich, weitere Standorte anzulegen und über „Standort löschen“ können Sie einen Standort löschen.

Feiertage

Unter Firmendaten können Sie den Feiertagskalender auswählen. Voreingestellt ist der Feiertagskalender für Deutschland. Sie können weitere Feiertagskalender (z.B. für Ihr Bundesland) in den Einstellungen hinterlegen.

Beachten Sie, dass die Änderung in den Einstellungen nicht für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen werden. Wenn Sie im aktuellen Geschäftsjahr einen Feiertag hinzufügen möchten, müssen Sie unter Firmendaten das Geschäftsjahr anpassen.

Sie können spezifische Feiertagsregelungen im Geschäftsjahr hinterlegen. Gehen Sie hierfür in der Übersicht der Geschäftsjahre auf das Kalender-Icon. Hier können Sie Feiertage über "+" hinzufügen oder entfernen oder einen Feiertag über das Stift-Symbol im Bearbeitungsmodus als halben Arbeitstag festlegen.

Geschäftsjahr anlegen und abschließen

Über "+" in der Übersicht Geschäftsjahre können Sie ein neues Geschäftsjahr anlegen.

Zum Jahreswechsel erhalten Sie automatisch die Erinnerung, dass Sie das vergangene Geschäftsjahr abschließen müssen. Dabei werden Stundenbuchungen summiert und Überstundensalden bzw. Urlaubsüberträge berechnet. Sobald Sie ein Geschäftsjahr abgeschlossen haben, sind Buchungen für dieses Jahr nicht mehr möglich.

Beschäftigte

Neuen Beschäftigten anlegen

Legen Sie einen neuen Beschäftigten über das „+ Neuen Beschäftigten hinzufügen“ an.

Persönliche Daten und Benutzer Account

Unter Persönliche Daten und Benutzer Account geben Sie als Pflichtfelder die Beschäftigtennummer, den Namen und die E-Mail-Adresse des Beschäftigten an. Legen Sie für den Beschäftigten ein Initialpasswort an.

Tipp: Sollten Sie für einen Beschäftigten keine E-Mail-Adresse haben, für diesen aber dennoch z.B. über Teambuchungen Zeiten erfassen wollen, können Sie eine Dummy-E-Mail-Adresse vergeben (z.B. beispiel@beispiel.de). Teilen Sie Ihrem Beschäftigten den Link, seine Dummy-E-Mail-Adresse und das angelegte Passwort mit.

Sobald Sie den Beschäftigten gespeichert haben, wird eine automatische E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse generiert. In der E-Mail erhält der Beschäftigte den Link zur Anwendung. Teilen Sie dem Beschäftigten sein Initialpasswort mit, mit dem er sich einloggen kann. Beim ersten Login mit dem Initialpasswort wird der Beschäftigte gebeten, ein eigenes Passwort zu vergeben.

Anstellung und Arbeitszeit

Unter Standort kann der jeweilige Standort, an dem der Beschäftigte tätig ist – bei mehreren unter Firmendaten hinterlegten Standorten – ausgewählt werden. Unter Anstellung und Arbeitszeit können Sie die Urlaubstage und Ausgleichstage pro Jahr für den Beschäftigten hinterlegen, kennzeichnen, ob sich der Beschäftigte in Kurzarbeit befindet, die Überschreitung der max. täglichen Arbeitszeit möglich sein soll und einstellen, ob bei der Zeitbuchung das Icon für die Rufbereitschaft und Wartungszeit erscheinen soll, dafür die Zeitaufschläge festlegen und das jeweilige Arbeitszeitmodell eintragen. Bei der Auswahl „Projekt-/Auftragszeit mit Beginn der Arbeitszeit starten“ bzw. beenden oder umgekehrt wird beim Klick auf den Play- oder Stopp-Button der Arbeitszeit automatisch das Play oder Stopp der Projekt-/Auftragszeit ausgelöst. Bei der Auswahl „Korrespondierende Arbeitszeit zur Projekt-/Auftragszeit speichern“ wird automatisch erfasste Projekt-/Auftragszeit auch als Arbeitszeit gespeichert.

Darunter können Sie die Urlaubstage pro Jahr für den Beschäftigten hinterlegen und das Arbeitszeitmodell festlegen.

Hier können Abweichungen der Kern- und Gleitarbeitszeiten für den ausgewählten Beschäftigten erfasst werden. Ansonsten können diese in den Einstellungen eingetragen werden.

Sie können als Info-Feld den Beschäftigungsbeginn des Beschäftigten hinterlegen. Geben Sie zusätzlich an, ab wann die Zeiterfassung über dieses Programm gestartet werden soll, nur so errechnen sich die Soll-Zeiten richtig.

Wenn sich das Arbeitszeitmodell ab einem Zeitpunkt für den Beschäftigten ändert, können Sie über "+" ein neues Modell anlegen und die tägliche Soll-Arbeitszeit festlegen.

Bereiche/Teams

Neben den Reitern „Firmendaten“ und „Beschäftigter“ haben Sie nun auch die Möglichkeit, Mitarbeitende in Bereiche zu unterteilen und bereichsspezifische Berechtigungen individuell festzulegen.

Hier können Sie individuelle Teams oder Abteilungen anlegen und verwalten. In der linken Spalte sehen Sie eine Übersicht aller bereits erstellten Bereiche. Für jeden Bereich lassen sich eine Bezeichnung, eine Beschreibung sowie eine zugehörige Kostenstelle festlegen. Zusätzlich können Sie eine Benutzergruppe definieren, die Berechtigungen für die Leitung des jeweiligen Bereichs erhält.

Unterhalb dieser Angaben haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeitende dem Bereich zuzuordnen und deren jeweilige Funktion festzulegen. Zur Auswahl stehen dabei „Leitung“, „Vertretung 1“, „Vertretung 2“ und „Vertretung 3“. Durch diese Zuweisung wird sichergestellt, dass Mitarbeitende ausschließlich die Abwesenheiten ihrer eigenen Teamkolleginnen und -kollegen sehen können und nicht die aller Beschäftigten im Unternehmen. Die Freigabe von Urlaubsanträgen oder das Eintragen von Abwesenheiten kann dann direkt von der Teamleitung oder einer der eingetragenen Vertretungen vorgenommen werden.

Hier können Abweichungen der Kern- und Gleitarbeitszeiten für das ausgewählte Team/Bereich erfasst werden. Ansonsten können diese in den Einstellungen eingetragen werden.

Tipp: in der mobilen App lassen sich auch nachträglich noch Änderungen an Teams für eine Teambuchung vornehmen, z.B. wenn ein Beschäftigter krank geworden ist.

Über "+" legen Sie ein neues Team an. Geben Sie eine Teambezeichnung an und wählen Sie in der Auswahl Team-Mitglieder über "+" die zugehörigen Beschäftigten aus. Halten Sie STRG fest, um gleichzeitig mehrere Beschäftigte auszuwählen.

Berechtigungen

Bestimmen Sie hier an, welche Daten Ihre Beschäftigten jeweils in der Anwendung sehen oder ändern dürfen. Legen Sie dazu die Berechtigungen für den Beschäftigten an. Die Benutzergruppen sind: Administrator, Teamleiter und Benutzer. Im Reiter Berechtigungen können Sie die voreingestellten zugewiesenen Berechtigungen ändern.

Tipp: Behalten Sie datenschutzrechtliche Aspekte im Auge! Als Administrator sehen Sie z.B. die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Beschäftigte, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten.

Sie können der Benutzergruppe „Benutzer“ auch die Berechtigung zuweisen, die Auftragsübersicht einzusehen. Der Beschäftigten sieht hierbei aus Datenschutzgründen nur seine eigenen Stunden, die auf den Auftrag gebucht wurden.

Über "+" können Sie einen Beschäftigten einer neuen Benutzergruppe zuordnen, bzw. entfernen.

Außerdem können Sie Einschränkungen festlegen, dass z.B. Zeiten nur über die Start/Stopp-Funktion erfasst werden.

Jahresübersicht

In der Jahresübersicht finden Sie die Angaben zu Jahresurlaub und Abwesenheiten Ihres Beschäftigten. Die Urlaubstage und Abwesenheiten sind ebenfalls im Urlaubsplaner hinterlegt.

Sie starten gerade die Nutzung der ZEIT-DOKU? Bei den Initialeinstellungen für den Beschäftigungsbeginn können Sie die Resturlaubstage und das Überstundensaldo der Beschäftigten hinterlegen.

Über „Hinzufügen” können Sie einen neuen Abwesenheitstag für den ausgewählten Beschäftigten anlegen.

Mitarbeiten löschen, sperren oder archivieren

Wenn Sie einen Beschäftigten fälschlicherweise angelegt haben, können Sie diesen über „Löschen“ in der unteren Leiste entfernen. Sobald ein Beschäftigter Zeiten gebucht hat, kann dieser nicht mehr gelöscht werden.

Sie können einen Beschäftigten sperren über „Sperren“ in der unteren Leiste. Ein gesperrter Beschäftigter kann sich nicht mehr in die Anwendung einloggen und erscheint nicht mehr in Ihrer Beschäftigtenübersicht. Sie können den gesperrten Beschäftigten auch wieder „Aktivieren“ über das Icon in der unteren Leiste. Sobald ein Beschäftigter gesperrt wurde, wird die Lizenz wieder frei in Ihrem Abo für einen neuen Beschäftigten.

Wenn ein Beschäftigter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, müssen Sie DSGVO-konform seine Daten nach zwei Jahren löschen. Hierfür reicht ein „Sperren“ nicht aus. Anonymisieren Sie die Daten des Beschäftigten über „Anonymisieren“ in der unteren Leiste. Es sind nun keine persönlichen Daten mehr gespeichert. Seine Zeiterfassungen für Aufträge bleiben Ihnen jedoch erhalten und werden anonymisiert unter nn geführt.

Beschäftigten-Liste

Sie können die Liste nach alphabetisch nach Namen oder nach der Auftrags- bzw. Projektnummer ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“ oder „Name“) klicken.

Deaktivieren Sie das Häkchen „Nur aktive Beschäftigte anzeigen“, um auch gesperrte Beschäftigte sehen zu können.

Teams

Hier können Sie Teams, die regelmäßig zusammenarbeiten voreinstellen.

Tipp: in der mobilen App lassen sich auch nachträglich noch Änderungen an Teams für eine Teambuchung vornehmen, z.B. wenn ein Beschäftigter krank geworden ist.

Über "+" legen Sie ein neues Team an. Geben Sie eine Teambezeichnung an und wählen Sie in der Auswahl Team-Mitglieder über "+" die zugehörigen Beschäftigten aus. Halten Sie STRG fest, um gleichzeitig mehrere Beschäftigte auszuwählen.

Benutzergruppen

Hier können Sie die Rechte für die Benutzergruppen festlegen. Voreingestellt für Ihren leichten und schnellen Einstieg sind bereits die Benutzergruppen Administrator, Teamleiter und Benutzer.

Über "+" können sie auch neue Benutzergruppen mit von Ihnen definierten Berechtigungen anlegen.

Tipp: Behalten Sie datenschutzrechtliche Aspekte im Auge! Als Administrator sehen Sie z.B. die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Beschäftigte, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten.

Administrator

Als Administrator haben Sie alle Rechte. Hier können keinen Anpassungen vorgenommen werden.

Teamleiter

Ordnen Sie einen Beschäftigten der Benutzergruppe Teamleiter zu, wenn dieser z.B. Teams, Auftraggeber und Aufträge anlegen darf. Voreingestellt ist ebenfalls, dass ein Teamleiter Arbeitszeit- und Auftragszeitübersichten aller Beschäftigten einsehen und exportieren kann. Sie können die Berechtigungen auch individuell anpassen, indem Sie Häkchen setzen oder entfernen.

Benutzer

Ordnen Sie einen Beschäftigten der Benutzergruppe Benutzer zu, wenn dieser z.B. nur seine eigenen erfassten Arbeits- und Auftragszeiten einsehen soll. Neben der Zeiterfassung und der eigenen Jahresübersicht zu Überstunden und Abwesenheiten hat der Benutzer Zugriff auf den Urlaubsplaner des Teams.

Nur als Administrator sehen Sie die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Beschäftigte, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten.

Benutzer können über den Urlaubsplaner Urlaubstage beantragen. Genehmigungsberechtigt ist der Administrator.